<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=763856411650746&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">
Bisnis & Finansial

Vendor Adalah: Peran, Tanggung Jawab, dan Cara Mengelola

Menjalin relasi dengan vendor adalah bagian dari proses bisnis yang penting. Pastikan kerja sama itu menguntungkan dengan pengelolaan vendor.


Dalam menjalankan usaha, penting untuk menjalin hubungan dengan berbagai pihak. Salah satunya adalah vendor. Vendor adalah pihak ketiga yang membantu dalam proses usaha. Sebagai pengusaha, wajar jika tidak bisa menyediakan semua sumber bahan, alat, atau pengetahuan yang diperlukan untuk produksi. Dalam hal inilah vendor menunjukkan perannya bagi pemilik usaha. Untuk itu, pengusaha perlu memahami seluk-beluk vendor dan memastikan hubungan dengan vendor terjaga dengan baik.

Pengertian Vendor

Investopedia menjelaskan vendor adalah pihak dalam rantai pasokan yang menyediakan barang atau jasa bagi perusahaan atau konsumen. Definisi vendor sering kali hanya mengacu pada entitas yang mendapat bayaran atas barang yang disediakan alih-alih pembuat barang itu sendiri. Pengertian ini merujuk pada supplier atau pemasok. Vendor memang umumnya berupa pemasok, tapi bisa juga dalam jenis entitas lain.

Baik usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) maupun perusahaan besar lazimnya memerlukan vendor sesuai dengan kebutuhan usahanya. UMKM berupa percetakan, misalnya, butuh vendor untuk memasok tinta, printer, hingga material cetak seperti kertas dan kain. Vendor bisa mendatangi suatu usaha untuk menawarkan produk/jasanya, bisa juga pemilik usaha yang mencari sendiri vendor tersebut.

Perjanjian kerja sama usaha dengan vendor pun bervariasi. Ada vendor yang mensyaratkan purchase order (PO) atau dokumen berisi ringkasan pesanan sebelum memproses pesanan. Selain itu, ada vendor yang mensyaratkan pembayaran segera dan ada pula yang menerima pembayaran dalam jangka waktu tertentu.

Dalam kerja sama itu, dibutuhkan pengelolaan hubungan yang baik. Manajemen vendor penting untuk memastikan kerja sama yang dijalin antara perusahaan dan vendor senantiasa saling menguntungkan kedua belah pihak.

(Baca: Transaksi Perusahaan Adalah: Arti, Jenis, dan Trik Meringankannya)

Peran Vendor

Peran vendor tidak semata-mata menyuplai barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan. Terdapat empat jenis vendor dalam rantai pasokan dengan peran yang berbeda-beda, yakni:

1. Pemanufaktur

Sebagai pemanufaktur, peran vendor adalah mengubah bahan mentah menjadi suatu produk. Produk itu lalu dijual ke grosiran, pengecer, atau langsung ke konsumen akhir dalam jumlah besar. Manufaktur sering menjadi tahap pertama dalam rantai pasokan.

2. Pengecer

Pengecer berperan menawarkan produk untuk dijual di toko retail baik secara offline maupun online. Produk ini bisa berupa pakaian, perlengkapan kantor, kudapan, dan lain-lain. Pengecer mendapatkan produk dari vendor lain, biasanya grosiran, untuk menjualnya lagi kepada konsumen.

3. Penyedia jasa

Penyedia jasa berperan memberikan layanan tertentu yang dibutuhkan suatu usaha. Misalnya perawatan komputer, tenaga kerja pengamanan gedung, konsultasi perpajakan, kebersihan, katering, pembersihan penyejuk udara, dan layanan lain yang mendukung aktivitas usaha.

4. Grosir

Peran vendor grosir dalam rantai pasokan mencakup pengambilan barang dari pemanufaktur atau vendor grosir lain. Setelah itu, barang tersebut dijual kembali ke pengecer, distributor, atau pembeli lain.

(Baca: Otomatisasi Alur Kerja Account Payable dan Manfaatnya)

Tanggung Jawab Vendor

Sebagai vendor, penting untuk memastikan produk/jasa yang diberikan sesuai dengan janji atau tawaran iklan mereka. Bila pesanan mitra usaha berbeda dengan apa yang diiklankan, bisa terjadi permasalahan dan kerja sama usaha pun terancam putus. Secara umum, tanggung jawab vendor kepada mitra usaha antara lain:

1. Memastikan kualitas

Tugas pertama vendor adalah memastikan kualitas produk/jasa yang disediakan. Kualitas itu mengacu pada informasi produk/jasa yang disampaikan di awal kerja sama. Mitra usaha juga harus berpegang pada informasi tawaran produk/jasa tersebut. Misalnya, bahan baku kualitas B yang dijanjikan vendor tentu tak bisa dibandingkan dengan material kualitas A yang dijanjikan vendor lain meski harganya tak berbeda jauh, sama, atau bahkan lebih mahal. Intinya adalah vendor telah menunaikan janjinya mengirim bahan baku kualitas B.

2. Tepat waktu

Selanjutnya, tanggung jawab vendor adalah menyediakan produk/jasa tepat waktu atau sesuai dengan jadwal yang telah diagendakan. Bila vendor gagal mengirim produk tepat waktu, mitra usaha bisa mengalami masalah dalam operasi bisnis. Misalnya vendor kertas tak juga mengirim produknya, padahal percetakan yang menjadi mitra usaha punya pesanan pamflet yang harus dikerjakan saat itu juga. Walhasil, percetakan akan dipermasalahkan oleh pemesan pamflet karena pesanan tak selesai sesuai dengan jadwal.

4. Jujur

Vendor memiliki tanggung jawab untuk jujur kepada mitra usaha. Kejujuran ini antara lain mengenai spesifikasi produk, klaim kualitas produk/jasa yang disediakan, hingga harga atau tarif produk/jasa tersebut. Jika mitra usaha memesan produk dengan merek A, vendor harus mengirim produk sesuai dengan pesanan. Bukan memberikan merek B dengan alasan kualitas dan spesifikasi sama. Kecuali sebelumnya jujur mengatakan merek A tidak tersedia dan mitra usaha setuju diganti dengan merek B.

5. Memastikan keamanan

Bila memproduksi produk tertentu, tanggung jawab vendor adalah harus dapat memastikan keamanan produk itu saat digunakan mitra usaha. Bila memproduksi mesin, misalnya, vendor mesti mengetes mesin tersebut dan memastikannya sudah memenuhi standar keamanan.

vendor adalah

Photo by: Nick Youngson CC BY-SA 3.0 Alpha Stock Images 

Cara Mengelola Vendor

Vendor adalah mitra bisnis yang perlu dikelola secara khusus. Sebuah entitas usaha bisa memiliki beragam vendor. Maka diperlukan tim yang bisa menangani manajemen vendor dengan telaten. Pengelolaan vendor yang baik akan berkontribusi terhadap kelancaran usaha yang dijalankan. Berikut ini tipsnya:

1, Berbagi informasi

Vendor perlu mendapat informasi yang jelas mengenai produk/jasa yang dibutuhkan. Dengan adanya informasi ini, vendor dapat memberikan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan. Vendor pun bisa lebih mudah dalam menyiapkan produk/jasa tersebut, termasuk menyampaikan kabar tentang produk terbaru atau fitur tambahan yang menarik.

2. Bernegosiasi

Dalam manajemen vendor, negosiasi adalah kunci untuk memastikan kebutuhan usaha terpenuhi. Namun negosiasi dengan vendor harus bertujuan mencapai win-win solution alias saling menguntungkan.

3. Berkomitmen

Bila sudah menjalin kerja sama dengan satu vendor, berkomitmenlah menjalankan kerja sama itu sesuai dengan perjanjian. Jangan sampai di tengah jalan memutus hubungan sepihak dengan berbagai alasan. Boleh saja berganti vendor karena mendapatkan harga yang lebih baik, misalnya, tapi informasikan hal itu dengan transparan kepada vendor sebelumnya. Reputasi usaha Anda bisa turun bila tak menunjukkan komitmen yang baik dengan mitra bisnis.

Komitmen pun dapat diwujudkan dengan pembayaran barang atau jasa yang dibeli dari vendor secara tepat waktu sebelum jatuh tempo. Layanan pembayaran dalam negeri secara otomatis yang disediakan Spenmo mempermudah pemrosesan invoice dari vendor, input informasi bank vendor, sekaligus mempermudah proses transfer pembayaran ke vendor.

Otomatisasi pembayaran Anda dengan Spenmo

4. Berkomunikasi

Rajin-rajinlah berkomunikasi dengan vendor agar tidak terjadi kesalahpahaman, terutama untuk proyek jangka panjang. Misalnya, ingatkan vendor untuk mengirim barang satu atau dua hari sebelum jadwal pengiriman. Selain terkait dengan bisnis, komunikasi non-formal seperti ucapan hari raya atau ucapan selamat atas perayaan ulang tahun vendor juga bisa menjadi bagian dalam manajemen vendor.

5. Bangun kerja sama jangka panjang

Prioritas manajemen vendor adalah membangun kerja sama jangka panjang. Kerja sama jangka pendek mungkin bisa menghasilkan margin penjualan yang lumayan. Tapi bila berganti-ganti vendor, biaya tambahan bisa muncul dan mempengaruhi kualitas produk yang dijual yang pada akhirnya berdampak turunnya penjualan. Vendor lebih menyukai kerja sama jangka panjang karena hubungan itu bermanfaat untuk kelangsungan bisnisnya.

Demikian uraian singkat seputar vendor yang harus diakrabi pengusaha dalam menjalankan usahanya. Vendor adalah pihak yang tak terpisahkan dalam aktivitas bisnis. Menjalin relasi yang baik dan menguntungkan dengan vendor menjadi salah satu langkah penting untuk meningkatkan performa usaha.

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox