<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=763856411650746&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">
Bisnis & Finansial

Detail Tugas Account Receivable Staff dan Tips Meringankannya

Tugas account receivable dalam perusahaan mana pun biasanya cukup menumpuk. Apa saja itu? Lalu, bagaimana cara meringankannya?


Di banyak situs pencari kerja dan jejaring profesional seperti LinkedIn terdapat banyak lowongan bernama account receivable staff, account receivable specialist, atau hanya tertulis AR staff. Seperti lowongan pekerjaan pada umumnya, ia dilengkapi dengan penjelasan tentang persyaratan, perkiraan upah, dan yang paling utama job description atau tanggung jawab serta tugas account receivable itu sendiri.

Banyaknya lowongan menunjukkan satu hal: bahwa staf account receivable memang sangat dibutuhkan. Itu tak mengherankan mengingat posisi account receivable dalam perusahaan. Perusahaan yang menjual barang atau jasa dengan cara kredit sudah pasti memasukkan variabel account receivable dalam pembukuan mereka. Dan menjual barang secara kredit adalah hal yang sangat umum. 

Inti tugas account receivable staff, dengan demikian, adalah mengurusi segala hal terkait penjualan secara nontunai. Ia biasanya berada di bawah naungan divisi keuangan atau bahkan merupakan divisi tersendiri, tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. 

Artikel ini akan menjelaskan lebih jauh tentang tugas staf AR, yang akan berguna bagi mereka yang hendak memulai karier di dunia keuangan atau untuk pengusaha dalam rangka perekrutan. Namun, tentu saja, sebelum memahami tugas account receivable staff tidak bisa tidak kita harus mengerti account receivable itu sendiri. 

(Baca: Account Receivable Adalah: Definisi, Manfaat, dan Contohnya)

Pengertian Account Receivable

Apa yang dimaksud dengan account receivable? Seperti sudah dijelaskan di atas, account receivable sangat terkait erat dengan cara penjualan kredit. Menjual secara kredit adalah hal wajar dan membawa beragam keuntungan, misalnya mampu menjual lebih banyak dan menjangkau konsumen lebih luas. 

Menurut Investopedia, account receivable adalah saldo uang yang harus dibayar kepada perusahaan untuk barang atau jasa yang dikirim atau digunakan. Di neraca, ia dicatat sebagai aset lancar. Ringkasnya, account receivable adalah piutang usaha/piutang dagang. 

Berdasarkan pengertian tersebut, maka tugas account receivable staff secara umum adalah memastikan perusahaan menerima pembayaran dari piutang-piutang itu. 

Meski secara hukum pembelian secara kredit harus dilunasi, namun pasti ada satu dan lain alasan yang membuat pembeli atau pelanggan tak melakukannya atau membayar tapi terlambat. Padahal, pembayaran piutang yang lancar, pada akhirnya, akan menguntungkan perusahaan karena misalnya membuat arus kas berjalan lancar. Itulah alasan mengapa perusahaan membuka lowongan untuk account receivable staff. 

Tugas umum ini kemudian akan terdiri dari banyak tugas-tugas detail–yang akan dijelaskan di bagian berikutnya. 

Apa Tugas Account Receivable? 

Agar dapat memahami tugas account receivable staff secara utuh, caranya dapat dilakukan dengan mengerti alur piutang dagang sebuah perusahaan dari hulu sampai hilir. Di tiap-tiap alur tersebutlah ada kerja-kerja dan tanggung jawab seorang staf AR. Masing-masing perusahaan biasanya telah memiliki alur atau SOP tersendiri yang bisa jadi berbeda dalam detail tapi secara umum sama. 

Secara kronologis, tugas mereka mencakup, tetapi tidak terbatas pada:

1. Mencatat transaksi penjualan

Piutang dagang muncul ketika perusahaan menjual barang secara kredit. Maka tugas account receivable staff pertama-tama adalah mencatat semua transaksi tersebut. Semua transaksi pertama-tama dicatat di jurnal. Akun piutang dagang/usaha dicatat di debit sementara penjualan atau sales di kredit dengan nilai yang sama. 

2. Menerbitkan dan mengirim invoice

Setelah barang dijual secara kredit, maka tugas account receivable staff selanjutnya adalah menerbitkan invoice atau faktur untuk pembeli. Satu hal penting dalam invoice, dalam kaitannya dengan kelancaran pembayaran, adalah waktu jatuh tempo. Tergantung kesepakatan, waktu jatuh tempo bisa 30 hari, 60 hari, atau 90 hari. Yang jelas, seorang staf AR harus tahu waktu jatuh tempo masing-masing pelanggan. Selain itu, tentu saja staf AR harus bisa menyimpan arsip faktur dengan baik. 

3. Menagih piutang ke pelanggan

Tugas account receivable staff yang satu ini cukup menantang. Ini adalah tentang seni berhubungan dengan pihak lain. Biasanya perusahaan punya kebijakan memberikan diskon bagi mereka yang membayar sebelum tenggat. Tugas account receivable staff dalam hal ini adalah mengomunikasikan tentang kebijakan tersebut ke pelanggan/pembeli lewat beragam cara, bisa telepon atau email. 

4. Mengurusi piutang bermasalah

Terhadap piutang yang pada akhirnya tidak terlunasi setelah jatuh tempo, tugas account receivable staff adalah mengirim surat pemberitahuan keterlambatan. Forbes merekomendasikan surat tersebut bisa dikirim sehari setelah lewat tanggal jatuh tempo agar pelanggan atau pembeli tahu bahwa mereka sedang diawasi. Selain itu, tugas account receivable staff biasanya adalah membuat laporan piutang bermasalah kepada atasan. Tujuannya agar atasan dapat menentukan tindakan apa yang harus dilakukan. 

5. Merekonsiliasi akun

Tugas account receivable staff berikutnya adalah merekonsiliasi antara piutang yang tercatat pada buku besar dan buku besar pembantu–yang mencatat transaksi tertentu secara lebih spesifik. Rekonsiliasi yang dimaksud adalah memastikan posting dan penyesuaian telah dilakukan dengan benar. Hal ini penting untuk menghasilkan laporan yang andal. Rekonsiliasi ini biasanya di-review oleh finance controller atau jabatan serupa yang sederajat.

6. Membuat laporan secara berkala

Seluruh piutang tersebut haruslah dibuatkan laporannya yang dilaporkan kepada atasan. Baik nominalnya atau apakah pembayaran lancar atau tidak. Biasanya perusahaan meminta laporan tersebut dalam periode mingguan atau bulanan. 

Patut diingat kembali bahwa di atas adalah tugas account receivable staff, dalam arti mereka yang berada dalam hierarki terbawah dalam divisi keuangan. Pada dasarnya mereka hanya menjalankan pekerjaan yang sifatnya teknis. Sementara hal lain seperti perencanaan atau evaluasi menjadi tanggung jawab karyawan yang memiliki jabatan lebih tinggi, meski tak menutup kemungkinan staf pun dilibatkan. 

(Baca: Cara Menghitung Account Payable Turnover dan Receivable Turnover)

Cara Mempermudah Tugas Account Receivable Staff

account reveivable

Photo by Mohamed Hassan Pixabay.com

Dalam praktiknya, ada banyak hal yang membuat tugas account receivable staff tidak berjalan dengan baik. Satu contoh paling jelas adalah terlambatnya pengiriman faktur karena begitu banyak transaksi kredit sementara pegawai yang terlibat jumlahnya sedikit. Pelanggan yang tak mematuhi persyaratan pun menjadi persoalan. 

Atas dasar itu semua penting untuk memikirkan bagaimana cara agar tugas account receivable staff lebih efektif. Dan solusi tersebut kini sudah tersedia, sesuai dengan perkembangan zaman: automasi. 

Dengan automasi, proses pengumpulan account receivable menjadi lebih ramping dan sederhana. Hal ini akan membuat mereka bisa lebih fokus menangani pembayaran yang jatuh tempo atau memperkirakan arus kas–yang tentu saja membantu perkembangan perusahaan. 

Dengan automasi pula hasil tugas account receivable staff bisa lebih akurat. Transaksi yang menumpuk kadang membuat data invoice keliru karena faktor human error. Hal ini akan membuat perusahaan tampak tidak profesional. Sebaliknya, dengan otomasi, perusahaan Anda akan terlihat lebih serius di mata pembeli atau pelanggan, yang memperbesar peluang mereka membayar tagihan tepat waktu. 

Selain menggunakan aplikasi khusus account receivable, ada pula perangkat lunak pembayaran seperti Spenmo yang manfaatnya lebih luas. Karena terkoneksi dengan perangkat lunak akuntansi, misalnya, salah satu tugas account receivable staff, yaitu menginput data, bisa lebih ringan. Data-data keuangan pun dapat diakses kapan saja. 

Otomatisasi pembayaran Anda dengan Spenmo

Spenmo juga mempermudah pembayaran invoice. Alih-alih menyelesaikannya satu per satu, dengan Spenmo pengguna hanya perlu mengunggah faktur dan pembayaran pun akan dilakukan oleh sistem dengan mekanisme persetujuan yang sederhana. 

Kesimpulan

Tugas account receivable staff yang dijalankan dengan baik akan sangat berpengaruh pada kinerja keuangan perusahaan. Ia sedikit banyak menentukan apakah arus kas lancar atau tersendat. Sebab itu seorang staf AR harus memiliki sejumlah skill. Di lowongan pekerjaan biasanya kandidat yang dicari adalah yang terbiasa dengan hal-hal detail dan mampu berkomunikasi dengan baik. Karena itu juga sebisa mungkin pekerjaan mereka ditopang oleh alat bantu automasi.

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox