<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=763856411650746&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">
Manajemen Pengeluaran

Pentingnya Rekonsiliasi Pembayaran Invoice Bagi Bisnis

Apa itu rekonsiliasi pembayaran invoice dan mengapa ini penting dilakukan oleh pelaku bisnis? Simak penjelasannya di sini.


Untuk memastikan laporan arus kas sudah akurat, pelaku bisnis wajib melakukan rekonsiliasi pembayaran invoice atau tagihan setiap bulan. Proses ini sangat perlu dilakukan untuk menjamin bahwa uang yang diterima dan dikeluarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan nilai transaksi dalam invoice.
 

Dalam akuntansi, rekonsiliasi dilakukan untuk mencocokkan data keuangan dari bank dan catatan di buku besar perusahaan. Tujuannya, untuk memastikan bahwa jumlah uang yang diterima atau dikeluarkan oleh perusahaan sama dengan jumlah uang yang masuk atau keluar dari dan ke rekening perusahaan. 

Tanpa adanya rekonsiliasi, maka penyusunan laporan keuangan riskan akan kesalahan input data. Pemilik bisnis akan kesulitan melihat kondisi finansial perusahaan sebenarnya dan menentukan strategi bisnis yang tepat di masa depan.

Rekonsiliasi pembayaran invoice

Dikutip dari Freshbook, rekonsiliasi invoice merupakan proses pencocokan data bank dengan pembayaran invoice masuk dan invoice ke luar untuk memastikan semua akun sudah tercatat dengan benar, dan tiap entry jurnal telah sesuai.

Dalam kegiatan usaha, transaksi pembayaran invoice ini dibagi ke dalam dua jenis, yakni pembayaran invoice masuk dan pembayaran invoice ke luar. Keduanya sama-sama perlu melalui proses rekonsiliasi pembayaran.

Rekonsiliasi pembayaran invoice masuk

Rekonsiliasi pembayaran invoice masuk berlaku untuk pembayaran invoice yang diterima oleh perusahaan. Artinya, perusahaan sebagai pihak yang mengirimkan invoice kepada klien atau pelanggan untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang sudah disediakan.

Dalam proses ini, perusahaan perlu mencocokkan data antara catatan uang masuk di rekening bank dengan nilai transaksi dalam invoice yang ditagihkan. Akuntan perlu memeriksa apakah pembayaran invoice dari klien sudah diterima oleh perusahaan serta apakah jumlahnya sudah sesuai dengan yang tercatat di buku besar dan nilai transaksi dalam invoice yang ditagihkan.

Jika ada ketidaksesuaian data, seperti kekurangan atau kelebihan pembayaran, hal ini dapat diketahui oleh akuntan dalam proses rekonsiliasi pembayaran invoice masuk. Penyebabnya pun bisa langsung diketahui, sehingga perusahaan dapat segera mengambil tindakan untuk memperbaikinya.

Rekonsiliasi pembayaran invoice keluar

Berlawanan dengan rekonsiliasi pembayaran invoice masuk, rekonsiliasi pembayaran invoice keluar dilakukan untuk mencocokkan data data bank dengan pembayaran tagihan oleh perusahaan untuk pihak ketiga. Tujuannya untuk memastikan bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran sesuai dengan tagihan yang masuk dan menghindari kesalahan perihal pembayaran.

Dalam proses ini, akuntan akan memeriksa sejumlah dokumen yang menjadi dasar rekonsiliasi, yakni catatan bank, catatan pengeluaran di buku besar, dokumen invoice dari pihak ketiga, dan dokumen purchase order (PO) jika dibutuhkan. Apakah semua dokumen tersebut menunjukkan nilai yang sama, jika tidak, di mana kesalahannya dan apa penyebabnya? Hal-hal ini yang perlu dijawab dan diperbaiki oleh akuntan.

Fungsi melakukan rekonsiliasi invoice

Bagi bisnis, rekonsiliasi invoice paling tidak memiliki tiga fungsi utama, yaitu:

1. Mendeteksi penyalahgunaan dana (fraud)

Perusahaan yang tidak melakukan rekonsiliasi pembayaran invoice secara berkala akan rentan terhadap risiko penyelewengan atau penyalahgunaan dana oleh karyawan. 

Dengan rekonsiliasi, maka pelaku bisnis dapat melihat jika ada data pembayaran invoice yang tidak sesuai. Misalnya pembayaran yang tidak diotorisasi, pembayaran ganda, pencairan cek yang mencurigakan, dan lain-lain. Dengan begitu, Anda bisa langsung mengambil tindakan dan meminimalkan dampak kerugian yang lebih besar di masa depan.

2. Menghindari kesalahan pencatatan

Tanpa adanya rekonsiliasi pembayaran invoice, maka risiko terjadinya kesalahan pencatatan data keuangan akan semakin besar. Misalnya, kesalahan input jumlah pembayaran, entry ganda, salah transfer, dan sebagainya. Apalagi jika semua proses pembayaran invoice dilakukan secara manual, maka kesalahan seperti ini akan sangat normal kita temukan. 

Jika dibiarkan, kesalahan-kesalahan tersebut bisa merugikan perusahaan secara finansial. Nah, proses rekonsiliasi bisa dibilang merupakan jaring pengaman terakhir untuk memastikan perusahaan terhindar dari potensi kerugian itu.

3. Menjaga hubungan baik dengan pihak ketiga

Tagihan invoice erat kaitannya dengan pihak ketiga yang membantu kelancaran bisnis kita, baik itu supplier, vendor, pekerja lepas, sampai klien dan pelanggan. Oleh karena itu, mengelola pembayaran invoice sangatlah penting, agar hubungan perusahaan dengan pihak-pihak tersebut selalu terjaga dengan baik.

Proses rekonsiliasi invoice merupakan salah satu yang berperan besar dalam hal ini. Sebab dengan melakukan proses tersebut, berarti Anda juga turut memastikan bahwa pembayaran dari dan ke pihak ketiga berjalan lancar dan sesuai dengan kontrak yang ada. Dengan begitu, vendor dan klien pun akan puas melakukan transaksi bisnis dengan perusahaan.

Cara melakukan rekonsiliasi pembayaran invoice yang efisien

Proses rekonsiliasi invoice melibatkan sejumlah dokumen untuk dicocokkan dan diverifikasi. Apabila perusahaan Anda memproses invoice dalam jumlah besar dalam sebulan, maka ini akan jadi pekerjaan yang menyita waktu dan energi bagi tim akuntan Anda. 

Bayangkan berapa banyak dokumen yang harus diperiksa setiap bulan jika proses rekonsiliasi ini dilakukan secara manual. Akuntan pun harus selalu fokus dan berkonsentrasi penuh agar tidak melakukan kesalahan. Padahal, seperti kata pepatah, “Manusia adalah tempatnya salah dan lupa.” Jadi sebaik dan sekompeten apapun akuntan Anda, potensi terjadinya human error tetaplah besar.

Oleh karena itu, berikut ini tips yang bisa Anda terapkan agar proses rekonsiliasi pembayaran invoice dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

1. Gunakan software pengelolaan invoice

Penggunaan teknologi kini semakin lazim kita temukan dalam kegiatan bisnis. Tak terkecuali di bidang akuntansi dan keuangan.

Untuk proses rekonsiliasi invoice, Anda bisa memanfaatkan software yang menawarkan fitur rekonsiliasi pembayaran secara real time. Sebagai contoh, untuk pembayaran invoice masuk, Anda bisa menggunakan software e-invoicing atau invoice elektronik. Software ini bisa membantu Anda dalam pembuatan dan pengiriman invoice kepada klien, penyimpanan data invoice terpusat, status pembayaran, dan sebagainya. Dengan begitu Anda bisa dengan mudah melacak data invoice untuk tiap-tiap klien dan apakah status pembayarannya. 

Sementara itu, untuk pembayaran invoice ke luar, Anda bisa memanfaatkan software manajemen pengeluaran atau expense management seperti Spenmo. Software ini memungkinkan Anda untuk menyimpan data invoice dari vendor secara digital, memproses approval secara online, sampai melakukan pembayaran langsung dari satu platform. Proses rekonsiliasi dapat dilakukan secara real time dan bahkan bisa langsung tercatat dalam software akuntansi yang Anda gunakan.

2. Tentukan prosedur rekonsiliasi invoice

Setelah mengotomasi pengelolaan invoice dengan software, maka proses rekonsiliasi akan menjadi lebih mudah Anda lakukan. Meski demikian, Anda tetap perlu menentukan prosedur atau SOP untuk tim akuntansi dan keuangan agar proses ini berjalan dengan efektif dan efisien.

Misalnya, bagaimana mengorganisir data invoice, apakah berdasarkan nama vendor, nomor invoice, atau tanggal invoice diterima atau dikirimkan. Lalu jadwal pembayaran dan pengiriman invoice, cara pembayarannya apakah lewat transfer, cek, atau metode lain. Tentukan pula siapa saja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan dan rekonsiliasi pembayaran invoice.

Tiap perusahaan memiliki prosedur rekonsiliasi pembayaran invoice yang berbeda-beda. Tugas Anda adalah menemukan yang paling pas dengan kebutuhan dan preferensi bisnis Anda. Yang pasti, jangan sampai mengesampingkan proses ini agar kegiatan bisnis dapat berjalan mulus dan membukukan kinerja yang optimal.

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox