<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=763856411650746&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">
Manajemen Pengeluaran

Prosedur Pengeluaran Kas Kecil dan Tips Mempermudahnya

Prosedur pengeluaran kas kecil harus dimiliki entitas bisnis apa pun. Agar semua jadi lebih mudah, manfaatkanlah perangkat lunak pembiayaan.


Untuk memenuhi pengeluaran yang jumlahnya tak seberapa, perusahaan umumnya mempersiapkan kas kecil atau yang dikenal dengan nama petty cash. Tentu saja, sebagaimana yang lain, prosedur pengeluaran kas kecil pun harus dibuat.

Prosedur harus dibuat karena, meski jumlahnya kecil, intensitasnya relatif sering sehingga jika diakumulasikan tak bisa dibilang sedikit. Tentu perusahaan tidak mau mengeluarkan uang tanpa jelas tujuannya. 

Prosedur yang dimaksud bukan hanya sampai dana keluar, tapi juga termasuk bagaimana mencatatnya dalam sistem keuangan perusahaan. 

Bagaimana prosedur pengeluaran kas kecil secara umum? Berikut ulasan lengkapnya. 

Pengertian Kas Kecil

Sebelum membahas prosedur pengeluaran kas kecil, tentu harus diperjelas dulu: apa yang dimaksud dengan kas kecil. 

Mengutip Investopedia, kas kecil, sebagaimana namanya, adalah uang dalam jumlah sedikit yang disiapkan untuk membayar pengeluaran kecil atau insidental, misalnya perlengkapan kantor atau penggantian biaya karyawan. 

Perusahaan yang relatif kecil mempersiapkan kas kecil secara terpusat. Sementara yang lebih besar mungkin memiliki kas kecil pada masing-masing departemen. 

Kas kecil disiapkan karena ada jenis-jenis pembayaran yang harus dilunasi segera. Transaksi ini tidak cocok jika diselesaikan dengan cara lain, misalnya dengan menggunakan cek. 

Meski sebuah perusahaan menyediakan kas kecil, bukan berarti semua orang berhak menggunakannya. Salah satu unsur dari prosedur pengeluaran kas kecil memang menentukan siapa yang bisa memakainya dan untuk apa. 

Tentu saja, selain yang berhak menerima, akan ada pula orang yang berhak mencairkan–tentu berasal dari divisi keuangan. Dia jugalah yang juga ditugaskan memastikan prosedur pengeluaran kas kecil berjalan sebagaimana mestinya. 

(Baca: Kas Kecil Adalah: Definisi, Fungsi, dan Manfaatnya untuk Bisnis)

Penanggung Jawab Kas Kecil

Pengeluaran kas kecil melibatkan banyak fungsi dalam sebuah perusahaan. Karena itulah sebelum membahas prosedur pengeluaran kas kecil, ada baiknya memastikan fungsi-fungsi ini ada dalam perusahaan Anda. Mereka adalah: 

1. Fungsi kas

Mereka bertanggung jawab mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana saat tahap pertama (ketika pembentukan dana kas kecil) dan ketika pengisian kembali. Dalam struktur perusahaan, fungsi kas biasanya dipegang oleh manajer general affair. 

2. Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi dalam prosedur pengeluaran kas kecil, tentu saja, adalah mencatat semua pengeluaran, memverifikasi dokumen pendukung, sampai pembuatan jurnal. Jurnalnya disebut jurnal pengeluaran kas. Untuk perusahaan yang lebih kecil bisa hanya menggunakan jurnal umum saja. 

3. Fungsi pemegang dana

Sebagaimana yang telah disinggung, ini adalah pihak yang bertugas menyimpan uang, mengeluarkannya, dan meminta kembali kas kecil saat hampir habis. Ia juga harus memastikan pengguna dana mengumpulkan bukti transaksi.

4. Fungsi pemeriksaan internal

Dalam prosedur pengeluaran kas kecil, manajer keuangan bertugas menghitung kas kecil secara periodik dan mencocokannya dengan catatan kas. Mereka harus memastikan bahwa tak ada kebocoran dari penggunaan kas kecil. 

(Baca: Petty Cash: Definisi, Fungsi dan Metode Pengelolaannya)

Tata Cara Pengeluaran Kas Kecil

Bagaimana proses dana kas kecil? Apa yang harus dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dalam prosedur? Pertanyaan-pertanyaan tersebut haruslah dijawab dengan jelas dalam sistem yang hendak dibuat. 

Prosedur pengeluaran kas kecil secara umum terdiri dari empat tahap utama, pertama pembentukannya; kedua permintaannya; ketiga pertanggungjawabannya; keempat pengisian dana kembali. Mari kita bahas satu per satu. 

1. Pembentukan

Inti dari proses ini adalah memutuskan berapa banyak uang perusahaan digunakan sebagai kas kecil. Biasanya manajer keuangan yang melakukannya, diformalkan lewat sebuah surat keputusan. 

Jumlahnya tentu bisnis sendiri yang tahu persis dengan mempertimbangkan apa saja perkiraan belanja menggunakan dana ini. 

Dana yang cair harus dikelola oleh pihak yang ditunjuk, yaitu si pemegang dana. Uang bisa disimpan di mana pun asalkan aman dan mudah diakses. 

2. Permintaan

Prosedur pengeluaran kas kecil tahap kedua adalah terkait dengan proses permintaan dana kepada pihak yang membutuhkan. 

Sebagai bukti permintaan, perusahaan harus membuat formulir surat permintaan pengeluaran dana. Formulir ini diisi pihak yang membutuhkan dan diserahkan ke pemegang dana. 

Sebagaimana transaksi di unit usaha, pastikan pula prosedur pengeluaran kas kecil menyertakan dokumen pendukung bahwa transaksi benar-benar terjadi, misalnya kuitansi pembayaran. 

3. Pertanggungjawaban

Prosedur pengeluaran kas kecil harus mencakup pertanggungjawaban penggunaan dana setelah dicairkan oleh pemegang dana kas kecil. 

Si pemakai dana harus memastikan bahwa ia memiliki bukti pengeluaran, misalnya kuitansi pembayaran. Sebetulnya setiap transaksi yang terjadi dalam bisnis memang harus taat dengan mekanisme ini. 

Di sisi lain, si pemegang dana harus menyimpan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Juga formulir permintaan dana. 

4. Pengisian kembali

Kas kecil tentu saja akan habis pada waktunya. Maka prosedur pengeluaran kas kecil juga harus mencakup pengisian kembali setelah habis atau hampir habis. 

Dalam hal ini pemegang dana kecil harus mengisi dan menyerahkan formulir pengisian kembali dana. Bersamaan dengan itu harus juga melampirkan semua bukti pengeluaran yang telah terjadi. 

Ia kemudian akan menerima cek dan menguangkannya ke bank untuk disimpan kembali sebagai dana kas kecil. 

Saat membuat prosedur pengeluaran kas kecil seperti di atas, sebuah perusahaan harus memastikan telah membuat sejumlah dokumen yang dibutuhkan. Untuk meringkas, dokumen tersebut adalah: 

  1. Bukti kas keluar
  2. Cek
  3. Permintaan pengeluaran kas
  4. Bukti pengeluaran kas
  5. Formulir pengisian kembali kas kecil 

(Baca: Cara Membuat Jurnal Petty Cash dan Contohnya)

Mempermudah Prosedur Pengeluaran Kas

pengeluaran kas

Photo by Mohamed Hassan Pxhere.com

Anda tidak keliru jika merasa bahwa prosedur pengeluaran kas kecil yang telah dijelaskan di atas tampak cukup rumit. Faktanya memang demikian. 

Selain itu, banyak riset telah membuktikan cara konvensional–yang melibatkan banyak dokumen cetak–rentan kesalahan dan menyebabkan kerugian. Salah satu riset misalnya mengatakan terjadi kesalahan memasukkan data sehingga laporan keuangannya mengalami selisih kas

Oleh karena itulah bisnis butuh prosedur pengeluaran kas kecil yang berbeda. Dan, beruntungnya, karena kita hidup di era teknologi semakin canggih masalah tersebut sudah ada solusinya di depan mata: perangkat lunak pembiayaan Spenmo. 

Kartu Korporat Spenmo mampu melakukan apa yang kas kecil dapat lakukan: membayar semua transaksi bisnis, dari mulai berbelanja barang, ongkos transportasi dan makan saat bertemu klien, sampai membayar iklan. 

Namun bedanya semua telah terdigitalisasi sehingga banyak sekali keuntungan yang dapat dirasakan. Alih-alih mengikuti prosedur pengeluaran kas kecil seperti di atas, yang melibatkan banyak dokumen sebelum uang cair, bisnis tinggal mengisi saldo ke kartu korporat setelah membuat akun dalam waktu hanya 30 menit. 

Dapatkan kartu karporat fisik dan virtual tak terbatas. Cari tahu.

Jika dengan cara konvensional gambaran lengkap pengeluaran baru diketahui setelah direkonsiliasi, dengan perangkat lunak berbasis cloud ini hal tersebut dapat diketahui secara real time sebab semua transaksi yang terjadi langsung tercatat di dasbor.

Jika prosedur pengeluaran kas kecil rentan over budget, maka dengan cara modern ini itu bisa dihindari karena sejak awal pengeluaran bisa ditetapkan limit atau batasnya, baik jumlahnya atau peruntukannya (misalnya hanya untuk biaya iklan). 

Setiap yang membutuhkan dana perusahaan juga tak perlu berebut karena kartu korporat, baik yang berbentuk fisik atau virtual, dapat diduplikasi sebanyak yang dibutuhkan. Kartu-kartu ini dapat langsung didistribusikan ke yang membutuhkan. 

Penutup

Kas kecil adalah hal penting yang harus ada dalam unit bisnis. Karena itu ia harus ditata sedemikian rupa. Prosedur pengeluaran kas kecil, seperti kita lihat, melibatkan banyak divisi agar dapat beroperasi. 

Prosedur pengeluaran kas kecil yang dijelaskan di atas memang hanya gambaran umum. Dalam praktiknya mungkin akan lebih rumit. Namun, satu hal yang pasti adalah ia rentan menyebabkan masalah seperti over budget atau malah pengeluaran tidak terlacak. Oleh karena itulah perlu solusi, dan itu adalah penggunaan teknologi.

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox