<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=763856411650746&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">

Proforma Invoice: Pengertian, Fungsi, Cara Membuat, dan Contohnya

Proforma invoice penting dalam bisnis. Ketahui pengertian, fungsi, dan cara membuatnya agar Anda juga bisa mengaplikasikanya.


Ada beragam istilah bisnis yang cukup familier bahkan di telinga masyarakat awam. Salah satu di antaranya adalah invoice, atau yang dalam bahasa Indonesia disebut faktur. Tapi, pernahkah Anda mendengar istilah proforma invoice?

Pada dasarnya invoice dan proforma invoice sama-sama penting dalam bisnis karena alasan sederhana: sebab ia terkait dengan pengeluaran dan pemasukan. Oleh karena itulah keduanya penting dipahami pebisnis atau mereka yang baru hendak berkecimpung di dalamnya. Pemahaman di sini tak sekadar tahu arti atau definisinya, bahkan, tentu saja, termasuk bagaimana cara membuatnya.

Artikel ini akan membahas semua hal tersebut.

Pengertian Proforma Invoice

International Trade Administration, bagian dari Departemen Perdagangan Amerika Serikat, mengatakan proforma invoice (mereka menulisnya sebagai “pro forma”, dengan penambahan spasi) mungkin diperlukan oleh pembeli untuk mengajukan izin impor secara legal. Di Indonesia, proforma invoice dilampirkan ke Bea Cukai sebagai pemberitahuan nilai barang untuk keperluan penyelesaian kewajiban pabean (Peraturan Dirjen Bea Cukai Per-20/BC/2016).

Meski selama ini proforma invoice biasa dipakai dalam transaksi impor, ia tak terbatas untuk itu saja. Proforma invoice juga bisa diterapkan pada transaksi perdagangan (jual beli barang biasa) atau transaksi dengan pembayaran uang muka.

Jadi, apa yang dimaksud dengan proforma invoiceInvestopedia mendefinisikannya sebagai tagihan penjualan awal. Disebut awal karena ia dikirim ke pembeli sebelum pengiriman barang. Di dalamnya tertulis tagihan perkiraan pembayaran, bukan jumlah pembayaran sebenarnya. Jadi ia lebih dekat dengan “kutipan” (quote) atau “perkiraan” ketimbang faktur dalam definisi yang kita pahami.

Karena dikirim sebelum barang, ia bisa dimaknai sebagai wujud itikad baik antara penjual dan pembeli, yang menunjukkan bahwa keduanya memang berkomitmen untuk bertransaksi. Pembeli tidak diharuskan membayar jumlah yang tercantum dalam proforma invoice. Dengan kata lain, dokumen ini tidak mengikat secara hukum.

Karena tidak mengikat secara hukum pula, proforma invoice yang tidak disetujui pembeli tidak perlu dibatalkan. Ia tinggal dibiarkan begitu saja karena memang tidak memengaruhi pos keuangan apa pun.

Transaksi sendiri bisa batal karena banyak hal. Misalnya, harga yang tak cocok atau ternyata pembeli mengalami kesulitan keuangan.

(Baca: Cara Pencatatan Invoice Manual dan Otomatis)

Fungsi Proforma Invoice

Lantas, mengapa diperlukan proforma invoice? Jawabannya sederhana. Meski pembeli telah berkomitmen melakukan pembelian, penjual belum bisa mengirimkan invoice resmi karena, misalnya, rincian akhir masih perlu dikalkulasi.

Setelah pembeli/pelanggan setuju, barulah penjual mengirim barang dan mengeluarkan invoice biasa–yang mengikat secara hukum. Jumlah yang tertera di faktur akhir bisa saja sama dengan proforma invoice atau setidaknya mendekati.

Jika diringkas, maka beberapa kegunaan atau fungsi proforma invoice adalah sebagai berikut:

  • Bentuk itikad baik bahwa penjual dan pembeli benar-benar hendak bertransaksi
  • Dipakai untuk menyatakan nilai barang bagi bea cukai
  • Sebagai estimasi harga yang dananya harus dipersiapkan pembeli
  • Berguna bagi penjual yang belum bisa mengirimkan invoice karena belum punya semua detail transaksi yang diperlukan
  • Beberapa pembeli mengharuskan dokumen ini sebagai syarat pembelian

Perbedaan dengan Invoice

Lalu, apa beda invoice dengan proforma invoice? Satu hal yang paling jelas adalah bahwa proforma invoice itu sifatnya sementara. Apa-apa yang terkandung di dalamnya masih dapat berubah karena memang esensinya adalah perkiraan. Ia bisa diubah atas dasar kesepakatan kedua belah pihak.

Sementara isi invoice tak bisa diganggu gugat dan ada konsekuensi hukum yang menyertai jika masing-masing pihak tidak menjalankan kewajiban (si pembeli membayar dan penjual mengirim barang).

Selain itu, ada beberapa indikator lain membedakan antara keduanya. Dari mulai waktu penerbitan, tujuan, format, dan bagaimana ia diperlakukan dalam sistem akuntansi.

Agar lebih mudah, perbedaan keduanya ditampilkan dalam tabel, yaitu sebagai berikut:

Indikator perbandingan Invoice Proforma Invoice
Waktu penerbitan Dikeluarkan sebelum pembayaran dilakukan Dikeluarkan sebelum barang dikirim
Tujuan Untuk menginformasikan dan terutama menagih pembeli uang atas barang dan jasa yang telah disediakan Pada dasarnya proforma invoice sekadar menunjukkan perkiraan harga–yang bisa dinegosiasikan
Format Semua detail transaksi, termasuk logo perusahaan dan syarat serta ketentuan pembayaran Sama saja seperti invoice, hanya saja harus dicatat tebal-tebal bahwa dokumen ini adalah “proforma invoice”.
Akuntansi Invoice dicatat sebagai piutang atau utang dagang Tidak dicatat dalam pembukuan. Ia hanya memberikan gambaran umum. 

(Baca: Apa Itu Invoice? Ini Definisi, Fungsi, Hingga Cara Mengelolanya)

Cara Membuat dan Contoh Proforma Invoice

proforma-invoice Photo by Mohamed Hassan Pixabay.com

Di bagian atas telah dinyatakan bahwa tujuan utama dari proforma invoice adalah untuk menunjukkan kepada pembeli perkiraan rincian transaksi. Rincian-rinciannya adalah sebagai berikut–yang daftarnya harus sama dengan invoice biasa:

  • Nomor invoice (yang tidak mesti unik dan berurutan, tidak seperti faktur biasa)
  • Nama perusahaan, alamat, dan detail kontak penjual
  • Nama dan alamat pembeli/pelanggan
  • Tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo
  • Deskripsi barang
  • Harga (termasuk per unit dan totalnya)
  • Diskon (jika ada)
  • Syarat dan ketentuan
  • Tanggal perkiraan pengiriman
  • Ketentuan pembayaran
  • Tanggal masa berlaku

Berbeda dengan faktur standar, proforma invoice juga harus berisi keterangan lain di bawah ini:

  • Catatan yang jelas bahwa dokumen tersebut adalah “Proforma Invoice” atau “Faktur Proforma”.

Tidak ada standar baku dari proforma invoice. Anda bisa membuatnya sendiri–sepanjang mengisi data-data di atas–menggunakan aplikasi seperti Microsoft Word atau Google Document. Anda juga bisa memanfaatkan perangkat lunak akuntansi–jika memang berlangganan (biasanya mereka sudah menyediakan templat yang tinggal diisi).

Selain itu, dengan menggunakan kata kunci yang tepat, Anda juga bisa menemukan yang paling pas di internet dan tinggal memodifikasinya sesuai detail transaksi. Salah satu contohnya adalah sebagai berikut, diubah dari templat gratis yang disediakan Eforms:

proforma-invoice-1

proforma-invoice-2proforma-invoice-3

Penutup

Memang proforma invoice bukanlah hal yang wajib dibuat dalam transaksi bisnis. Ada yang memang perlu, misalnya saat melibatkan pembayaran uang muka atau transaksi luar negeri, ada pula yang tidak. Namun demikian, dokumen ini tetap harus diketahui seluk beluknya dan harus mampu pula membuatnya karena kita sewaktu-waktu kita pasti memerlukannya (misalnya karena memang diminta pembeli).

Bicara tentang invoice, Spenmo menyediakan sistem penginputan invoice yang dapat memindai dan melakukan pembayaran invoice kepada vendor secara otomatis. Anda juga dapat mengendalikan persetujuan pembayaran invoice serta mengecek apakah pembayaran telah diterima oleh vendor. Semua dilakukan dengan satu platform.

 

 

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox