Tips Memilih Alat Pembayaran Online untuk Manajemen Biaya Bisnis

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Di zaman serba digital, sistem pembayaran online bukanlah merupakan hal baru. Metode pembayaran cashless ini tak hanya memudahkan masyarakat dalam melakukan transaksi jual beli, tetapi juga membantu perusahaan dan pelaku bisnis untuk melakukan manajemen biaya yang lebih baik.

Dengan memiliki sistem pembayaran online atau digital, pelaku bisnis dapat melakukan efisiensi dalam banyak hal. Tak hanya mampu memangkas biaya dari proses pembayaran manual, kehadiran teknologi ini juga memudahkan perusahaan dalam mengelola serta melacak pengeluaran bisnis. Alhasil, keuangan perusahaan pun jadi lebih sehat.

Otomatisasi sistem keuangan dan akuntansi saat ini sudah bukan lagi menjadi kebutuhan, melainkan keharusan bagi sebuah usaha. Salah satu upaya yang bisa Anda lakukan untuk mencapai hal tersebut adalah dengan menerapkan sistem pembayaran otomatis dan terintegrasi untuk semua pengeluaran bisnis.

Pengertian pembayaran online

Pembayaran online atau pembayaran digital adalah proses pembayaran yang dapat dilakukan dengan bantuan teknologi, tanpa memerlukan kehadiran uang fisik. Dengan adanya sistem pembayaran ini, maka transaksi keuangan tak perlu lagi dilakukan di bank atau secara tatap muka.

Di Indonesia, sistem pembayaran online semakin populer seiring dengan makin maraknya transaksi belanja online. Berbagai e-commerce atau toko online kini menyediakan layanan pembayaran digital untuk memudahkan konsumennya, mulai dari layanan transfer bank, kartu kredit, virtual account, e-banking, sampai e-wallet.

Tak hanya untuk transaksi sehari-hari, sistem pembayaran online juga sangat bermanfaat dalam kegiatan usaha. Sistem ini memungkinkan pelaku bisnis atau pengusaha untuk melakukan transaksi pembayaran secara online, sehingga membuat kegiatan bisnis berjalan lebih cepat dan efisien.

Dari sisi manajemen biaya, sistem pembayaran online juga memberikan manfaat berupa pengelolaan pengeluaran yang lebih terkendali dan mudah dilacak. Sebab, semua transaksi pembayaran akan secara otomatis tercatat dalam sistem, dan bahkan bisa langsung diintegrasikan dengan software akuntansi perusahaan untuk pembukuan.

Mengenal alat pembayaran online untuk bisnis

Untuk dapat menerapkan sistem pembayaran online, Anda dapat memanfaatkan software, platform, atau aplikasi dari perusahaan teknologi. Di Indonesia sendiri sudah ada beberapa perusahaan yang menyediakan jasa ini, sehingga Anda dapat memilih yang memang sesuai dengan kebutuhan dan tentunya bujet perusahaan.

Alat pembayaran otomatis untuk bisnis umumnya tidak berdiri sendiri. Fitur ini bisa Anda temukan dalam platform manajemen biaya digital atau expense management dan beberapa software akuntansi. Dengan begitu, manfaatnya bagi perusahaan pun jadi lebih optimal.

Sejumlah manfaat dan keuntungan yang bisa Anda dapatkan dari platform seperti ini, di antaranya:

1. Kemudahan pembayaran

Dengan adanya sistem pembayaran online, maka Anda dapat melakukan semua transaksi pembayaran hanya dengan modal klik. Proses pembayaran jadi lebih mudah karena tim keuangan hanya perlu mengelolanya dari satu platform saja. Semua akun keuangan perusahaan, termasuk rekening bank dapat direkonsiliasikan di dalamnya.

2. Mempercepat dan mempermudah proses klaim

Proses klaim reimbursement karyawan dapat diproses dengan lebih mudah dan cepat lewat platform pembayaran digital. Mulai dari upload dokumen klaim, pengisian formulir pengajuan, approval manajer, sampai dengan pembayaran, semua dapat dilakukan dari platform tersebut. Prosesnya pun jadi lebih transparan, karena karyawan dapat memantau status pengajuan klaim secara real time.

3. Mempercepat proses pembayaran tagihan

Tak hanya klaim reimbursement, pembayaran vendor dan tagihan dari pihak ketiga pun dapat dikelola dengan lebih mudah dan cepat. Tim keuangan hanya perlu memindai invoice ke sistem pembayaran, lalu sistem akan secara otomatis memproses pembayarannya.

4. Mempermudah manajemen biaya

Dalam bisnis, manajemen biaya merupakan hal yang penting dilakukan untuk memastikan kegiatan usaha berjalan efektif dan efisien. Fungsi pembayaran digital dalam platform expense management bisa membantu Anda melakukan hal ini. Sebab, semua transaksi pembayaran perusahaan dapat dengan mudah Anda lacak dan telusuri lewat platform tersebut. Ini juga akan memudahkan tim keuangan dalam melakukan analisis dan menentukan anggaran di masa depan.

5. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas

Dengan adanya sistem pembayaran online, maka tim keuangan tak perlu lagi menghabiskan waktu dan energi untuk mengeksekusi pembayaran bisnis lewat transfer bank atau input data manual. Karyawan juga tak perlu melalui proses yang rumit hanya untuk pengajuan klaim. Alhasil, proses keuangan dan akuntansi jadi lebih efisien dan produktivitas karyawan pun ikut meningkat.

Cara memilih platform pembayaran online terbaik

pembayaran online untuk manajemen biaya

Dengan beragam manfaat dan keuntungan yang ditawarkan, maka sudah sewajarnya pelaku bisnis mempertimbangkan untuk mengadopsi sistem pembayaran digital dalam kegiatan usahanya.

Meski demikian, ada banyak perusahaan teknologi yang menawarkan servis ini di pasaran. Lalu bagaimana caranya memilih yang terbaik? Berikut ini sejumlah tips yang bisa Anda ikuti:

1. Kenali kebutuhan perusahaan saat ini

Apa yang dibutuhkan perusahaan sekarang? Dan bagaimana kondisi keuangan perusahaan saat ini? Dua pertanyaan ini merupakan langkah awal untuk menentukan software atau platform apa yang bisa Anda gunakan.

Anda bisa memilih software akuntansi yang dilengkapi dengan fitur pembayaran otomatis jika perusahaan juga membutuhkan otomatisasi pembukuan dan pelaporan keuangan. Atau Anda bisa memilih platform manajemen biaya yang lebih spesifik untuk pengelolaan pengeluaran bisnis. Intinya, sesuaikan pilihan Anda dengan kebutuhan dan bujet perusahaan, sehingga manfaat dari sistem pembayaran online dapat Anda rasakan secara optimal.

2. Pilih yang mudah digunakan

Pilih platform pembayaran yang memang mudah digunakan dan memiliki navigasi yang jelas. Jangan sampai memilih platform yang ribet dan sulit dimengerti, sehingga tim keuangan perlu beradaptasi cukup lama untuk dapat menggunakannya.

3. Mudah diintegrasikan dengan sistem keuangan lain

Pada praktiknya, tak banyak software akuntansi yang juga menyediakan fungsi pembayaran online dalam sistemnya. Fungsi ini biasanya justru tersedia dalam platform expense management atau manajemen biaya digital. Oleh karena itu, perusahaan yang menerapkan otomatisasi akuntansi, biasanya memiliki kedua teknologi tersebut secara bersamaan.

Dengan demikian, penting untuk memilih platform pembayaran online yang dapat diintegrasikan dengan software akuntansi perusahaan, agar tak hanya proses pembayaran jadi mudah, pencatatan arus kas keluar pun dapat dilakukan secara real time untuk menjamin akurasi pembukuan.

4. Memiliki fitur lengkap

Seperti sudah dijelaskan sebelumnya, sistem pembayaran online umumnya merupakan salah satu fitur yang ditawarkan oleh platform manajemen biaya digital. Dengan kata lain, ada fitur-fitur lain dalam platform ini yang bisa Anda manfaatkan demi kemudahan pengelolaan biaya perusahaan.

Platform manajemen biaya yang baik, haruslah memiliki fitur lengkap, mulai dari pengelolaan proses klaim reimbursement, manajemen pembayaran invoice, sampai sistem pembayaran otomatis. Akan lebih baik lagi jika platform tersebut juga menawarkan nilai tambah, seperti kartu korporat dan kartu virtual perusahaan.

Manajemen biaya dan proses pembayaran lebih mudah dengan Spenmo

Salah satu platform manajemen biaya yang memiliki fitur lengkap di Indonesia adalah Spenmo. Software ini tak hanya menyediakan sistem pembayaran online, tetapi juga dilengkapi oleh sistem pengelolaan klaim dan tagihan yang terintegrasi dalam satu platform. Dengan begitu, tim keuangan dan akunting pun akan lebih mudah dalam mengontrol serta melacak seluruh pengeluaran bisnis.

Tak hanya itu, Spenmo juga mudah diintegrasikan dengan software akuntansi perusahaan, sehingga tiap transaksi pembayaran yang dilakukan otomatis langsung tercatat dalam pembukuan perusahaan secara real time.

Spenmo juga menawarkan kartu korporat untuk pengeluaran bisnis karyawan. Dengan kartu ini, perusahaan dapat menentukan anggaran bisnis per departemen atau per individu, sesuai dengan kebutuhan. Pengeluaran jadi lebih mudah terlacak tanpa harus melalui proses klaim.

Jadi, sudah jelas bukan bahwa sistem pembayaran online sangat dibutuhkan bagi perusahaan? Selain dapat memangkas biaya dan waktu kerja, sistem ini juga mampu membantu Anda dalam melakukan manajemen biaya yang efektif dan efisien.

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox.

Manage your business payments better, today