<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=763856411650746&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">
Manajemen Pengeluaran

5 Langkah untuk Memproses Perjalanan Bisnis Karyawan

Memproses perjalanan bisnis karyawan tak sekadar memesan tiket transportasi dan penginapan. Bujet harus disiapkan agar lawatan efektif dan efisien.


Dalam kegiatan usaha, karyawan kadang memerlukan perjalanan bisnis untuk kebutuhan pekerjaannya. Karena itu, sebaiknya manajemen memiliki kebijakan atau aturan tentang perjalanan bisnis karyawan. Aturan ini dibutuhkan untuk memproses perjalanan bisnis karyawan dan menjaganya agar tetap berada di koridor yang benar dan tidak justru merugikan perusahaan.

Sebelum membahas lebih lanjut ihwal langkah memproses perjalanan bisnis bagi pegawai, perlu diketahui dulu apa itu definisi perjalanan bisnis dan komponen-komponennya.

(Baca: Cara Efisien Mengatur Biaya Perjalanan Bisnis)

Definisi Perjalanan Bisnis

Secara literal, istilah perjalanan bisnis menerangkan perjalanan yang berkaitan dengan bisnis. Bisnis di sini mengacu pada usaha, pekerjaan, atau bisa juga tugas kedinasan. Menurut glosarium finansial di Market Business News, perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan karyawan untuk tujuan pekerjaan atas nama perusahaan atau tempat kerjanya. Ketika memproses perjalanan bisnis, maka erat kaitannya dengan kebijakan perusahaan.

Karyawan di sini tidak hanya mengacu pada staf, tapi juga jajaran direktur atau manajemen level atas. Tentunya ada perbedaan saat memproses perjalanan bisnis bagi pegawai tingkat staf dengan manajer atau direktur. Perbedaan ini tidak menandakan adanya diskriminasi, melainkan menunjukkan hierarki struktural yang memang diperlukan dalam perusahaan. Lawatan bisnis untuk pegawai tingkat atas biasanya disebut perjalanan eksekutif.

Ada beragam alasan karyawan melakukan perjalanan bisnis, antara lain:

  •       Menghadiri konferensi, konvensi, atau pameran perdagangan
  •       Mempertimbangkan, memeriksa, menginspeksi, atau menilai pasar baru
  •       Mengevaluasi situs proyek
  •       Melakukan interviu pekerjaan terhadap kandidat karyawan di kantor cabang
  •       Melakukan instalasi peralatan untuk pelanggan
  •       Mengikuti rapat dengan kolega di lokasi yang jauh
  •       Memotivasi staf untuk meningkatkan loyalitas
  •       Bernegosiasi dengan supplier
  •       Membuka jaringan kerja
  •       Mempromosikan produk atau jasa
  •       Menyaksikan peragaan produk yang hendak dibeli perusahaan
  •       Mengunjungi pelanggan
  •       Menemui prospek atau individu yang berpotensi menjadi pelanggan
  •       Menyelesaikan masalah perusahaan

Langkah memproses perjalanan bisnis karyawan juga bergantung pada alasan atau tujuan perjalanan tersebut. Alasan ini juga mempengaruhi frekuensi dan durasi perjalanan. Kalau karyawan bepergian untuk tujuan mempromosikan produk atau jasa perusahaan, misalnya, perjalanannya bisa lebih dari satu hari. Sedangkan perjalanan dengan alasan menghadiri pameran perdagangan mungkin hanya cukup satu hari.

perjalanan bisnis karyawan

Photo by: Mohamed Hassan

(Baca: Cara Mengelola Biaya Operasional untuk Perjalanan Bisnis)

Komponen Perjalanan Bisnis

Sebelum memproses perjalanan bisnis karyawan, identifikasi dulu apa saja komponen perjalanan tersebut. Komponen ini ada yang bersifat tetap, ada pula yang tentatif atau bisa berubah sesuai dengan kebutuhan perjalanan. Komponen ini terkait dengan beberapa hal seputar persiapan lawatan bisnis, seperti:

  • Pemesanan tiket perjalanan, baik melalui agen ataupun langsung ke penyedia moda transportasi
  • Pemesanan penginapan dan transportasi di lokasi tujuan, misalnya pemesanan hotel dan sewa mobil
  • Pengalokasian uang saku untuk membayar kebutuhan selama perjalanan jika ada
  • Penyiapan perlengkapan sarana dan prasarana yang diperlukan untuk mendukung perjalanan bisnis
  • Pengaturan prosedur reimbursement untuk pengeluaran perusahaan yang ditalangi karyawan

Dari beberapa item tersebut, yang bisa dimasukkan ke komponen perjalanan bisnis antara lain:

  •       Tiket pesawat, kereta, bus, taksi, ojek
  •       Kamar hotel atau tempat penginapan lain
  •       Laptop dan modem Internet
  •       Pulsa telepon seluler
  •       Paket data untuk telepon seluler
  •       Aplikasi atau software untuk mengajukan reimbursement
  •       Kendaraan sewa
  •       Kendaraan dinas kantor

(Baca: 8 Persiapan Rencana Perjalanan Bisnis untuk Karyawan)

Langkah Memproses Perjalanan Bisnis Karyawan

Dalam suatu usaha, biasanya ada individu tertentu yang bertugas mengurusi perjalanan bisnis karyawan. Misalnya dari bagian kesekretariatan atau bisa juga pemilik usaha langsung dalam konteks UMKM. Yang pasti, individu ini mesti dapat memproses perjalanan bisnis untuk karyawan secara menyeluruh, tidak sekadar mengelola bujet lawatan itu.

Pertama-tama, penting untuk menentukan hal-hal detail seputar perjalanan yang akan dilakukan, seperti:

  •       Jumlah orang yang akan pergi
  •       Level atau jabatan karyawan
  •       Tanggal perjalanan
  •       Persyaratan perjalanan
  •       Perjanjian pertemuan, seperti orang yang akan ditemui, waktu, lokasi, dan durasinya
  •       Dokumen resmi, misalnya kartu identitas atau paspor
  •       Bujet yang tersedia

Setelah detail itu diketahui, akan lebih mudah untuk memproses perjalanan bisnis bagi karyawan. Langkah-langkahnya bisa diringkas sebagai berikut:

Memesan di awal

Pengaturan perjalanan mencakup pemesanan tiket, hotel, sewa mobil, atau kebutuhan lainnya sebelum perjalanan dilakukan. Pemesanan di awal ini penting agar karyawan yang akan bepergian tidak lagi memikirkan mau pergi naik apa, di mana beli tiketnya, berapa tarifnya, dan lain-lain. Jadi perjalanan akan lebih efisien dan efektif.

Menyusun itinerari

Dengan adanya itinerari, karyawan bisa dipastikan mengikuti jadwal tepat waktu dan tidak melupakan tugas yang harus dikerjakan selama perjalanan. Dalam rangkaian jadwal perjalanan ini, harus ditentukan dengan jelas kegiatan apa yang harus dilakukan, jam berapa, di mana, dan berapa lama kegiatan itu berlangsung. Ini mencakup jadwal keberangkatan pesawat, kereta, atau sarana transportasi lain yang digunakan untuk bepergian.

Menyiapkan perlengkapan

Tergantung tujuan perjalanan, mungkin ada perlengkapan yang secara khusus dibutuhkan untuk menunjang pekerjaan. Misalnya karyawan akan bertemu dengan klien untuk mempresentasikan produk terbaru. Berarti harus disiapkan bahan presentasi itu dalam flash disk, hard disk eksternal, atau bentuk lain.

Memastikan dokumen lengkap

Dokumen yang dipersyaratkan untuk melakukan lawatan bisnis harus dipastikan sudah lengkap agar tidak terjadi kendala dalam perjalanan. Dokumen itu antara lain paspor jika ke luar negeri, kartu identitas karyawan, surat tugas, dan surat yang perlu ditandatangani klien.

Mengingatkan kebijakan perusahaan

Karyawan harus diingatkan bahwa perjalanan bisnis yang akan dilakukan harus sesuai dengan koridor kebijakan perusahaan. Misalnya terkait dengan prosedur reimbursement, laporan pengeluaran, dan catatan hasil pekerjaan. Soal bujet juga harus ditekankan agar pengeluaran karyawan tidak melampaui batas yang telah ditetapkan.

Setiap perusahaan tentunya ingin memastikan perjalanan bisnis karyawan seefektif dan seefisien mungkin. Untuk kebutuhan itu, karyawan bisa dibekali kartu pembayaran yang dapat digunakan untuk membayar pengeluaran terkait dengan lawatan bisnisnya. Salah satunya corporate card yang disediakan Spenmo.

Sebagai platform manajemen pengeluaran, Spenmo memiliki layanan kartu korporat yang dapat mempermudah pembayaran biaya perjalanan bisnis karyawan. Manajemen dapat mengatur limit tiap kartu yang dipakai sehingga bisa disesuaikan dengan bujet perjalanan itu tanpa khawatir pengeluaran berlebih. Selain itu, setiap transaksi menggunakan kartu ini akan tercatat dalam sistem aplikasi sehingga memudahkan pelacakan pengeluaran.

Dapatkan kartu karporat fisik dan virtual tak terbatas. Cari tahu.

Dari sisi karyawan, penggunaan kartu ini pun memudahkan dalam urusan reimbursement. Karyawan tak perlu repot mengumpulkan nota atau kuitansi untuk dimintakan reimburse di kantor saat kembali dari perjalanan. Ketika memproses perjalanan bisnis buat karyawan, Anda dapat menyiapkan kartu ini beserta saldo yang dibutuhkan. Dengan begitu, karyawan bisa berfokus pada tugas yang harus dikerjakan selama lawatan tanpa perlu memikirkan berapa banyak dana pribadi yang harus dirogoh untuk menalangi pengeluaran perusahaan.

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox