<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=763856411650746&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">
Manajemen Pengeluaran

Kwitansi: Definisi, Fungsi, Contoh dan Cara Membuat

Kwitansi memiliki peran penting dalam proses usaha. Selain menjadi bukti pembayaran, dokumen ini diperlukan untuk pembukuan hingga perpajakan.


Kwitansi adalah bagian integral dari aspek keuangan perusahaan terkait dengan manajemen pengeluaran, pembukuan, dan perpajakan. Kwitansi menjadi salah satu dokumen penting yang harus dijaga lengkap, rapi, dan runtut sebagai bukti pembayaran. Meski tampaknya biasa saja dan bahkan tidak penting, jangan sampai pengusaha meremehkan keberadaan dokumen ini. Prinsip dasar pembukuan yang tepercaya adalah tidak boleh ada transaksi yang tak dilengkapi dokumen bukti transaksi. Bila sampai ada kwitansi atau dokumen lain yang hilang, dampaknya bisa panjang terhadap urusan keuangan hingga masalah pajak.

Definisi Kwitansi

Ketika membeli suatu barang, kita akan menerima secarik kertas yang menerangkan pembelian itu. Di sana ada keterangan nama toko, nama barang, kuantitas barang, harga barang, tanggal pembelian, dan cap atau tanda tangan pengelola toko. Tapi apa itu kwitansi? Belum tentu. Bisa saja yang diberikan adalah invoice.

Jika mengacu pada Kamus Besar Bahasa Indonesia, kwitansi (kata bakunya “kuitansi”) adalah surat bukti penerimaan uang. Sedangkan dalam Kamus Istilah Akuntansi yang disusun Pusat Pengembangan dan Pembinaan Bahasa (kini Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa), kwitansi dipadankan dengan tanda terima dan receipt dengan definisi pengaturan tertulis mengenai sesuatu yang telah diterima; dokumen akunting yang mencatat penerimaan fisik barang-barang.

Berdasarkan penjelasan dari kedua kamus tersebut, bisa dikatakan kwitansi adalah surat tanda bukti penerimaan uang atau barang. Ini salah satu hal yang membedakan kwitansi alias receipt dengan invoice alias faktur. Kwitansi diterbitkan setelah uang/barang diterima, sedangkan faktur keluar sebelum penerimaan uang/barang.

Kwitansi adalah pengakuan tertulis bahwa sesuatu yang berharga telah dipindahtangankan dari satu pihak ke pihak lain. Selain dalam transaksi antara konsumen dan penyedia layanan atau produk, dokumen ini diterbitkan dalam transaksi business-to-business dan transaksi pasar saham.

Sebagai pengusaha, Anda harus menyediakan kwitansi terlepas dari bidang yang digeluti. Baik perusahaan dagang, jasa, maupun manufaktur, pada titik-titik tertentu dalam operasi bisnisnya, pasti memerlukan kwitansi karena fungsinya yang luas.

(Baca: Jangan Tertukar, Ini 4 Beda Invoice dan Kwitansi dalam Bisnis)

Fungsi Kwitansi

Fungsi kwitansi yang utama adalah menyediakan informasi kepada pihak yang berkepentingan, dalam hal ini pihak internal dan eksternal. Dari eksternal, contohnya pelanggan, klien, vendor, supplier, hingga otoritas pemerintah. Adapun pihak internal mencakup divisi keuangan, akuntansi, dan manajemen. Berikut ini penjelasan lebih lanjutnya.

Informasi pelanggan

Kwitansi berfungsi sebagai alat komunikasi yang efektif dengan pelanggan. Dokumen ini mencatat detail pembelian pelanggan, termasuk penjelasan produk atau layanan, harga satuan, pajak, hingga harga total. Kwitansi juga menunjukkan tanggal pembelian, yang sangat penting untuk pencatatan transaksi. Bagi beberapa usaha, secarik kertas tanda terima juga dapat dipakai untuk mengomunikasikan kebijakan perusahaan, termasuk diskon untuk pembelian selanjutnya sehingga pelanggan akan kembali.

Akuntansi internal

Suatu usaha harus menyimpan salinan kwitansi untuk kebutuhan akuntansi internal. Tanda terima ini diperlukan untuk memastikan akurasi catatan transaksi. Ketika ada ketidaksesuaian atau pihak yang mempertanyakan transaksi tertentu, staf pembukuan atau akuntansi perusahaan bisa segera merujuk ke dokumen kwitansi. Demikian pula ketika laporan keuangan menjalani audit baik oleh lembaga pemerintah maupun publik, kwitansi juga dapat dipakai untuk mendukung akuntansi.

Layanan purnajual

Perusahaan yang menerapkan kebijakan pengembalian dan pertukaran barang yang telah dibeli konsumen memerlukan kwitansi untuk menjalankan layanan purnajual ini. Misalnya ada sedikit cacat pada sepatu yang dibeli. Pelanggan lalu menghubungi tokok untuk meminta tukar sepatu yang dalam kondisi mulus. Maka perusahaan memerlukan kwitansi dari pembeli itu untuk memastikan bahwa sepatu memang dibeli dari sana, termasuk kapan tanggal pembelian, detail spesifikasi sepatu, dan harganya.

contoh kwitansi

Photo by: PXHere

(Baca: Tips Menyimpan Bukti Transaksi Keuangan yang Baik dan Benar)

Contoh Kwitansi

Kwitansi yang beredar di masyarakat umumnya berbentuk lembaran panjang yang bisa dibagi dua dengan cara disobek. Satu lembar yang panjang untuk penerima uang dan satu lembar yang kecil buat pemberi uang. Lembaran ini dijilid menjadi satu buku kwitansi. Keterangan dalam lembaran itu antara lain:

  •       Nomor
  •       Tanggal
  •       Identitas pemberi uang
  •       Banyaknya uang
  •       Tujuan pembayaran
  •       Jumlah pembayaran dalam rupiah
  •       Kolom tanda tangan penerima dan pemberi uang

Di lingkup bisnis, ada beragam bentuk kwitansi yang dapat disesuaikan dengan jenis dan kebutuhan penerbitannya. Misalnya sebuah toko listrik ingin memiliki kwitansi sendiri. Pemiliknya bisa memesan pembuatan kwitansi ke percetakan dengan komponen yang diinginkan, seperti pencantuman nama dan logo toko.

Bentuk kwitansi juga dapat disesuaikan dengan tujuan penerbitannya. Berikut ini beberapa contohnya:

Kwitansi transaksi produk/jasa

Ini contoh kwitansi yang paling umum. Kwitansi ini diterbitkan karena ada transaksi produk/jasa antara dua pihak. Pihak penjual mengeluarkan kwitansi kepada pembeli yang menerangkan produk/jasa yang diperjualbelikan oleh keduanya.

Kwitansi pembayaran

Jenis kwitansi ini bisa masuk kategori transaksi produk/jasa, tapi ruang lingkupnya lebih luas. Misalnya toko perabot menjual produknya secara cicilan. Maka pemilik toko akan menerbitkan kwitansi ini setiap kali pembeli membayar cicilan. Dalam kwitansi akan dijelaskan itu pembayaran cicilan keberapa. Bila sudah bayar cicilan terakhir, maka dalam kwitansi akan dibubuhi keterangan “lunas”.

Kwitansi transfer uang

Contoh kwitansi selanjutnya berkaitan dengan kegiatan perbankan. Bank juga punya bentuk kwitansi tersendiri yang kerap disebut slip. Kwitansi ini menjelaskan adanya transfer uang, bisa satu nasabah ke nasabah lain, bisa juga dari nasabah ke bank untuk tujuan penyetoran. Bank memiliki format slip atau kwitansi yang berbeda dengan kwitansi pada umumnya.

Kwitansi serah-terima uang

Meski formatnya mirip dengan kwitansi transaksi produk/jasa, kwitansi serah-terima uang dikeluarkan oleh individu yang tidak berprofesi sebagai pengusaha atau memiliki bisnis permanen. Sebagai contoh, seseorang menjual sepeda motornya kepada orang lain. Maka saat sepeda motor itu beralih ke pembeli setelah ada pembayaran, orang tersebut bisa menerbitkan kwitansi yang menerangkan bahwa uang telah diserahterimakan dari pembeli kepada penjual.

(Baca: Cara Cegah Kecurangan Reimbursement dengan Kwitansi Palsu)

Cara Membuat Kwitansi

Anda dapat membeli buku kwitansi yang berisi blangko-blangko kwitansi untuk diisi sendiri sesuai dengan tujuan. Alternatifnya adalah Anda memesan ke percetakan untuk mendapatkan kwitansi yang memuat identitas spesifik usaha Anda, terutama logo. Kwitansi termasuk dokumen transaksi yang sah di mata hukum. Artinya, bila ada konflik seputar transaksi, dokumen tersebut bisa diajukan ke pengadilan jika pengisiannya benar.

Karena itu, Anda perlu memperhatikan pembuatan kwitansi untuk memastikan kevalidannya. Langkahnya adalah:

  • Siapkan blangko kwitansi kosong tanpa coretan apa pun dan bersih.
  • Isi semua titik-titik atau kolom sesuai dengan keterangannya. Pastikan menulis nama lengkap, nominal angka tepat, dan tanggal pembuatan kwitansi tersebut. Gunakan bolpen hitam agar tulisan jelas, bukan warna lain atau pensil.
  • Bubuhkan tanda tangan di tempat yang telah disediakan disertai nama penanda tangan.
  • Jika perlu, gunakan meterai. Umumnya pembuatan kwitansi tidak memerlukan meterai bila sudah ada tanda tangan dan nama jelas.

Kwitansi sebagai bukti pembayaran bisa didampingkan dengan faktur atau invoice. Namun perlu digarisbawahi sekali lagi bahwa kwitansi berbeda dengan invoice. Kwitansi umumnya tidak diterbitkan dalam bentuk digital, meski memungkinkan. Bila dalam format digital, butuh tanda tangan yang juga berbentuk digital untuk dibubuhkan ke kwitansi itu. Sedangkan invoice bisa berbentuk fisik ataupun digital.

Untuk memudahkan pembayaran invoice, Anda dapat menggunakan layanan Spenmo. Aplikasi digital ini memiliki fitur pembayaran invoice secara otomatis, terjadwal, dan akurat sehingga segala tagihan dapat dibayar tepat waktu. Laporan pembayaran juga dapat diakses saat itu juga. Untuk keperluan audit dan pemeriksaan laporan keuangan, ada pula fitur pelacakan pembayaran. Setelah membayar invoice, Anda dapat menerbitkan kwitansi bagi vendor atau supplier yang membutuhkan dokumen tersebut.

Otomatisasi pembayaran Anda dengan Spenmo

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox