<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=763856411650746&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">
Manajemen Pengeluaran

Karyawan Nakal di Bidang Keuangan, Bagaimana Cara Mengatasinya?

Banyak contoh kasus karyawan nakal, misalnya saja mengakali keuangan. Perusahaan harus mampu mengatasinya. Salah satunya dengan cara automasi.


Sistem perekrutan dibuat bukan tanpa alasan. Ia dibangun dengan harapan agar semua karyawan yang diterima memenuhi semua kriteria. Masalahnya, selalu saja ada lubang. Dalam perjalanan, perusahaan kerap tak bisa terhindar dari karyawan nakal. 

Perbaikan terus dilakukan tapi karyawan nakal terus ada. Perusahaan bisa saja memecatnya, tapi kemudian karyawan baru pun tak kalah nakalnya. Ini semua membuktikan bahwa memang perlu ada terobosan. 

Apa saja contoh kenakalan karyawan? Bagaimana cara mengatasi karyawan nakal? Berikut ulasan lengkapnya. 

Contoh Kenakalan Karyawan

Menurut sebuah riset dari Harvard Business School, perusahaan yang mampu menghindari mempekerjakan seorang karyawan nakal mampu berhemat sebanyak 12.500 dolar AS atau lebih. 

Riset tersebut menyebut karyawan nakal atau karyawan beracun (toxic worker) sebagai mereka yang bertindak bermusuhan dengan karyawan lain dan melakukan hal-hal manipulatif. 

Semua yang mereka lakukan pada akhirnya membuat tempat kerja menjadi lingkungan yang buruk. Lingkungan kerja yang buruk itulah yang merugikan perusahaan secara material. Perusahaan harus mengeluarkan uang lebih banyak untuk melatih karyawan pengganti. Karyawan nakal juga merugikan karena karyawan lain menjadi kurang produktif.  

Tentu kita bisa menyebut banyak sekali contoh kenakalan karyawan atau karyawan yang toxic. Bahkan mungkin teman kantor kita juga ada yang seperti itu. 

Namun, selain sikap terhadap karyawan lain, karyawan nakal juga termasuk mereka yang melakukan penipuan-penipuan dalam kaitannya dengan keuangan perusahaan. Mereka menggunakan apa yang bukan hak mereka. 

Meski tampaknya hanya sedikit, tentu saja ini tetap merugikan perusahaan. 

Tentu kita bisa menyebut dengan mudah contoh karyawan nakal dalam kaitannya dengan keuangan perusahaan. Misalnya, menyuap pihak ketiga untuk keuntungan sendiri (biasanya terkait proyek), membeli barang pribadi dengan uang perusahaan, dan menggelapkan dana. 

Selain itu, dan ini adalah tindakan paling umum, adalah menggelembungkan klaim atau reimbursement. Jadi karyawan nakal akan meminta perusahaan mengganti dengan jumlah lebih besar dari biaya sebenarnya yang telah ia keluarkan. 

Misalnya dia mengeluarkan uang untuk perjalanan dinas sebanyak Rp 1 juta, tapi meminta ganti Rp 1,5 juta. Selisih diambil dari manipulasi terhadap kuitansi pembayaran. 

Memang tingkah karyawan nakal seperti ini tampaknya tidak signifikan. Tapi sedikit-sedikit lama-lama jadi bukit juga. Coba saja simak satu contoh kasus di Singapura. Seorang karyawan memalsukan klaim biaya perjalanan sepanjang 2014-2019, nilainya mencapai 800 ribu dolar AS alias bisa untuk beli 10 mobil listrik dari Tesla.  

(Baca: Cara Cegah Kecurangan Reimbursement dengan Kwitansi Palsu)

Mengapa Karyawan Nakal?

Seorang kriminolog bernama Donald R. Cressey paling sering dikutip untuk mengetahui mengapa seorang karyawan melakukan penipuan. Dalam fraud triangle theory, ia menyebut ada tiga sebab mengapa hal itu bisa terjadi. 

Pertama adalah tekanan. Ringkasnya, karyawan nakal merasa dengan melakukan kecurangan keuangan dia akan keluar dari situasi penuh tekanan yang dialami (misalnya butuh uang cepat karena berutang).  

Kedua adalah adanya kesempatan. Kesempatan muncul karena lemahnya sistem pengendalian perusahaan itu sendiri. 

Ketiga adalah rasionalisasi. Maksudnya adalah pembenaran sehingga menjadi karyawan nakal dianggap bukan lagi persoalan. Pembenaran saat melakukan kecurangan keuangan, misalnya, tampak dalam pernyataan seperti “perusahaan kaya dan sedikit uang yang saya ambil tak akan membuat mereka bangkrut.”

Tapi karyawan nakal tidak memandang situasi perusahaan. Hal ini terbukti dari sebuah riset yang menunjukkan kecurangan juga terjadi di perusahaan skala kecil atau UKM. 

Adapun temuannya mirip seperti teori Cressey di atas, bahwa karyawan nakal yang melakukan pencurian muncul karena kombinasi antara faktor personal orang itu sendiri dan situasi organisasi. 

Bahkan riset tersebut menyebut situasi organisasi merupakan faktor paling signifikan. Situasi yang dimaksud adalah ketiadaan sistem pencegahan pencurian karyawan.  

(Baca: Fraud Adalah: Arti, Jenis, Penyebab, dan Cara Mencegahnya)

Mengatasi Karyawan Nakal

Photo by Mohamed Hassan Pxhere.com

Tentu saja ada banyak sekali cara mengatasi karyawan nakal, dari cara yang paling halus sampai paling kasar. 

Manajemen, misalnya, bisa menjadikan kejujuran sebagai budaya perusahaan. Selain itu mereka juga bisa menandatangani semacam pakta integritas, yang jika dilanggar akan ada konsekuensi tertentu. 

Tapi inti dari mengatasi karyawan nakal dalam konteks keuangan adalah membuat peluang untuk menyelewengkan dana tidak lagi ada. Tidak ada peluang, berarti tidak ada penyelewengan; tak ada penyelewengan, tak mungkin lagi ada karyawan nakal. 

Dan untuk menutup sama sekali peluang itu adalah mengadaptasi teknologi. 

Salah satu teknologi mencegah karyawan nakal tersebut adalah perangkat lunak pembayaran berbasis cloud Spenmo. Spenmo menawarkan banyak sekali fitur, dan yang terkait dengan topik yang sedang dibicarakan adalah pengajuan klaim. 

Bagaimana persisnya dengan Spenmo pengajuan klaim jadi transparan–sekaligus mudah? 

Sebagaimana kita tahu, klaim atau reimbursement jadi tempat sering terjadinya kecurangan karyawan nakal, misalnya penggelembungan dana alias markup

Laporan proses klaim yang mudah untum tim Anda. Coba sekarang

Dengan Spenmo tingkah karyawan nakal seperti ini dapat diantisipasi karena terdapat fitur sistem yang memberi tahu jika tanda terima atau kuitansi dari mereka tidak sesuai atau mencurigakan. 

Adapun kuitansi atau bukti belanja diunggah ke dasbor langsung atau dengan difoto. Jadi cara ini juga praktis. Tak perlu lagi mempersiapkan dokumen tercetak apa pun. Setelah bukti pembayaran diunggah, karyawan tinggal mengisi form dan dana cair setelah disetujui manajemen. 

Di sisi lain, karyawan pun akan tenang karena semua proses terlihat di dasbor. Mereka akan tahu sudah sampai mana klaim mereka diproses. 

Mengatasi karyawan nakal dengan Spenmo juga jadi mudah karena kartu perusahaan–fitur lainnya–memungkinkan semua pengeluaran terlihat secara real time. Misalnya karyawan belanja produk a, maka ia tak mungkin memanipulasi harga barang itu karena persis setelah transaksi menggunakan kartu datanya akan langsung masuk. 

Bahkan pengeluaran menggunakan kartu karyawan dapat ditetapkan batasnya. Dengan cara ini perusahaan tak perlu khawatir over budget, situasi yang juga mungkin terjadi dengan banyaknya karyawan nakal. 

(Baca: Apa Itu Audit Payroll? Ini 8 Langkah Mudah untuk Melakukannya)

Penutup

Perusahaan mana pun pasti mau menghindari karyawan nakal. Tidak ada yang mau mempekerjakan orang seperti mereka. Begitu banyak kerugian yang dapat dialami jika hal tersebut terjadi. 

Oleh karena itu sistem rekrutmen harus dibuat dengan baik. Selain itu juga penting untuk menerapkan teknologi yang memungkinkan hilangnya potensi berbuat korup.

Dalam konteks ini salah satu pilihan paling tepatnya adalah menggunakan perangkat lunak pembayaran. Perangkat lunak menekan potensi penggelembungan dana saat karyawan melakukan klaim. Alat ini juga mampu memantau pengeluaran secara real time dan membatasinya sehingga tak mungkin overbudget

Ketika semua cara telah dilakukan, maka perusahaan yang bebas dari karyawan nakal akan benar-benar terwujud.

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox