Tips Menyimpan Bukti Transaksi Keuangan yang Baik dan Benar

Itu mengapa bagi tim keuangan atau akuntan perusahaan menyimpan bukti transaksi bisnis merupakan hal yang wajib dilakukan. Penyimpanannya pun harus dikelola sedemikian rupa agar dokumen-dokumen tersebut tersusun rapi dan mudah ditemukan saat diperlukan.

Namun, sebelum bisa mengorganisir bukti-bukti transaksi keuangan perusahaan, Anda perlu mengetahui lebih dulu jenis-jenis bukti transaksi bisnis yang ada. Sebab, bukti transaksi keuangan ada bermacam-macam, baik dari bentuk, format, maupun fungsinya.

Jenis-jenis bukti transaksi keuangan perusahaan

Bukti transaksi keuangan dalam bisnis ada bermacam-macam. Namun, berikut ini beberapa yang paling umum digunakan:

1. Faktur/invoice

Faktur atau invoice merupakan dokumen yang menjadi bukti terjadinya transaksi jual beli secara kredit atau utang. Bukti transaksi ini dibagi dua, yaitu faktur pembelian dan faktur penjualan.

Faktur biasanya memuat sejumlah informasi, di antaranya info penjual, jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah barang atau jasa, harga, syarat pembayaran, total harga yang harus dibayar, dan lain-lain.

2. Nota

Nota terbagi atas nota kontan, nota kredit, dan nota debit. Nota kontan merupakan bukti pembelian sejumlah barang secara tunai. Sementara nota kredit adalah bukti penerimaan kembali barang yang telah dijual dan dikeluarkan oleh pihak penjual.

Adapun nota debit merupakan bukti transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada penjual karena pengiriman barang tidak sesuai pesanan atau rusak.

3. Kuitansi

Kuitansi merupakan bukti transaksi pembayaran yang sudah diterima secara tunai. Bukti transaksi ini ditandatangani oleh pihak penerima dan diserahkan kepada pihak yang membayar. Informasi yang tertera pada kuitansi biasanya mencakup nama pihak yang membayar, jumlah uang yang dibayar, tanggal pembuatan kuitansi, dan tanda tangan penerima.

4. Cek

Cek adalah surat perintah pembayaran yang dibuat seseorang kepada bank agar bank mencairkan uang senilai jumlah yang tertera di dalamnya. Pencairan cek dapat dilakukan kapan saja, sesuai keinginan pihak penerima

5. Giro

Mirip dengan cek, giro digunakan sebagai bukti pembayaran yang memungkinkan penerimanya untuk mencairkan sejumlah uang dari rekening pemilik giro. Namun berbeda dengan cek yang dapat ditarik kapan saja, penerima giro baru bisa mencairkan uang sesuai dengan tanggal yang tertera.

6. Bukti setoran bank

Bukti setoran ke bank juga menjadi salah satu bukti transaksi keuangan perusahaan. Bukti setoran bank bisa dibuat oleh pihak perusahaan atau bahkan langsung dari bank itu sendiri. Untuk perusahaan besar, biasanya pihak bank bersedia memberikan paling tidak satu buku bukti setoran ini.

Berapa lama bukti transaksi perusahaan harus disimpan?

Berdasarkan Undang-Undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, catatan keuangan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan wajib disimpan selama 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Mengingat batas penyimpanan yang cukup lama, maka perusahaan pun wajib memastikan bahwa bukti-bukti transaksi tersebut tersimpan dengan baik dan terorganisir. Dengan begitu, tim keuangan dan akuntansi tidak akan kesulitan saat harus mencari dokumen yang dibutuhkan.

Cara menyimpan bukti transaksi yang efisien

Pengelolaan dan pengarsipan bukti-bukti transaksi keuangan harus dilakukan sejak awal perusahaan beroperasi. Semakin lama ditunda, maka akan semakin menumpuk dokumen yang harus Anda bereskan dan makin menyita waktu kerja Anda. Berikut ini tips yang bisa Anda terapkan untuk menyimpan bukti transaksi perusahaan:

1. Pastikan bukti-bukti transaksi keuangan jelas terbaca. Sebaiknya gandakan dokumen-dokumen tersebut dengan fotokopi dan cetak di atas kertas thermal agar tintanya lebih jelas. Ini untuk berjaga-jaga apabila bukti asli nanti tintanya memudar karena termakan waktu.
2. Sortir dan kelompokkan bukti-bukti transaksi sesuai jenis dokumen atau transaksinya.
3. Urutkan sesuai tanggal atau nomor yang tertera pada bukti transaksi, sehingga akan lebih mudah dalam pencarian.
4. Simpan bukti-bukti transaksi dalam map atau folder sesuai kategori dan beri judul yang jelas pada sampulnya. Berikan juga kode warna jika itu dapat memudahkan Anda dalam pencarian.
5. Ciptakan rutinitas atau SOP bersama tim Anda untuk penyimpanan bukti transaksi, sehingga sistem penyimpanan berjalan konsisten dan terorganisir.
6. Simpan juga bukti-bukti transaksi dalam bentuk digital. Dokumen fisik tentu kualitasnya akan menurun seiring berjalannya waktu. Oleh karena itu, simpan dalam bentuk digital agar umurnya lebih tahan lama. Anda tak perlu khawatir dokumen hilang atau rusak.

Kelola bukti transaksi pengeluaran dengan Spenmo

Mengelola bukti transaksi keuangan perusahaan memang bisa melelahkan dan memakan waktu, terutama untuk transaksi pembayaran atau pengeluaran. Jika proses ini dilakukan secara manual, tak heran kalau proses pembukuan arus kas pun jadi lambat.

Beruntung, kini ada Spenmo yang dapat membantu Anda menyimpan, mengelola, dan mencari transaksi pembayaran bisnis dengan lebih mudah lewat sistem digital.

Dengan Spenmo, Anda dapat menelusuri transaksi pembayaran dan pengeluaran perusahaan hanya dengan satu platform. Begini langkah mudahnya:

1. Cukup foto bukti transaksi Anda dengan perangkat apapun dan upload ke aplikasi atau dashboard Spenmo
2. Tim keuangan dan manajer bersangkutan akan menerima notifikasi untuk menyetujui klaim pembayaran
3. Akses dokumen dengan mudah lewat fitur filter di halaman transaksi
4. Transaksi akan terintegrasi di dashboard dan datanya siap untuk direkonsiliasi dengan sistem akunting perusahaan

Permudah proses pembukuan dengan partisipasi seluruh karyawan

Dengan sistem teknologi yang semakin canggih, semua pekerjaan kini bisa dilakukan dengan lebih mudah dan cepat. Termasuk dalam hal akuntansi dan pembukuan perusahaan.

Penyimpanan bukti transaksi keuangan yang dulunya harus dilakukan secara manual, kini sudah bisa dilakukan secara digital. Selain menjadi lebih mudah dan efisien, digitalisasi ini juga membuat aktivitas pencatatan dan pembukuan keuangan dapat dilakukan oleh semua karyawan, tak hanya tim keuangan dan akunting saja.

Terlebih lagi, platform akuntansi digital seperti Spenmo juga menciptakan transparansi sistem keuangan perusahaan. Sebab, semua karyawan kini dapat mengakses dan memantau proses klaim hanya dengan modal klik di perangkat elektronik masing-masing.