<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=763856411650746&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">
Manajemen Pengeluaran

5 Biaya Tersembunyi dalam Proses Pembayaran Invoice

Dalam proses pembayaran invoice, ternyata ada biaya-biaya tersembunyi yang harus dikeluarkan perusahaan. Ini dia 5 di antaranya.


Pembayaran invoice merupakan salah satu jenis pengeluaran yang rutin dikeluarkan oleh perusahaan. Baik itu invoice dari supplier, vendor, atau pekerja lepas, biaya ini sulit dihindari oleh pelaku bisnis yang ingin kegiatan operasionalnya berjalan lancar.
 

Itu sebabnya proses pembayaran invoice dan tagihan sangatlah penting untuk dikelola dengan tepat. Mulai dari proses penerimaan, verifikasi, hingga pembayaran haruslah berjalan dengan efisien demi kelangsungan aktivitas bisnis. Pengelolaan invoice yang baik tak hanya mampu meningkatkan efisiensi dan kinerja perusahaan, tetapi juga menghemat beban keuangan dalam jangka panjang.

Seperti kita tahu, pembayaran tagihan merupakan salah satu komponen pengeluaran dalam kegiatan usaha. Tapi tahukah Anda bahwa proses pembayaran invoice itu sendiri sudah mengandung biaya-biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan?

Berdasarkan riset yang dilakukan oleh IOFM, total biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk memproses pembayaran invoice berkisar antara US$3-US$16 per invoice, tergantung dari jumlah invoice yang diproses setiap bulannya. Jumlah ini setara dengan Rp42.700-Rp227.800 per invoice, berdasarkan kurs per September 2021.

Sebenarnya biaya apa saja yang tersembunyi dalam proses invoicing? Berikut ini 5 di antaranya.

Biaya tersembunyi dalam proses pembayaran invoice dan cara menghitungnya

1. Biaya upah

Dalam tiap pemrosesan tagihan, pasti ada pegawai atau staf perusahaan yang bertugas mengerjakannya. Dengan kata lain, perusahaan perlu mengeluarkan biaya berupa upah untuk kebutuhan tersebut, yang besarnya tergantung dari jumlah staf yang kita pekerjakan dan waktu yang mereka habiskan untuk proses invoicing.

Untuk menghitung komponen biaya ini, pertama-tama Anda harus mengetahui dulu jumlah staf yang terlibat dalam proses pembayaran tagihan. Setelah itu tentukan estimasi waktu yang dihabiskan masing-masing staf untuk menyelesaikan tugas mereka dalam proses tersebut setiap harinya.

Pekerjaan yang berkaitan dengan pengelolaan invoice, di antaranya:

  • Berkomunikasi dengan vendor soal proses penagihan invoice dan termin pembayaran
  • Menerima invoice dan memasukkan datanya ke sistem akuntansi untuk pencatatan
  • Verifikasi data invoice untuk menghindari error dan kecurangan (fraud)
  • Rekap jadwal pembayaran invoice dan meminta persetujuan pembayaran
  • Memberikan approval pembayaran invoice
  • Mengeksekusi pembayaran
  • Menangani konsekuensi atas error dan keterlambatan pembayaran invoice
  • Menyimpan invoice dan bukti pembayaran

Sebagai contoh, pegawai yang terlibat dalam seluruh proses pengelolaan tagihan di perusahaan Anda ada tiga orang, yakni staf account payable (AP), staf akunting, dan manajer terkait. Anda bisa membuat tabel sederhana untuk menghitung komponen biaya upah dalam proses invoicing seperti di bawah ini:

Staf

Gaji bulanan

Upah per jam

Waktu yang dihabiskan dalam proses invoicing per bulan

Biaya upah proses invoicing per bulan

Staf AP

5.000.000

31.250

100 jam

3.125.000

Staf akunting

5.000.000

31.250

40 jam

1.250.000

Manajer

8.000.000

50.000

10 jam

500.000

TOTAL

4.875.000

Pastikan Anda menentukan benchmark soal lama jam kerja per hari dan jumlah hari kerja per bulan untuk mendapatkan nilai upah per jam. Dalam contoh di atas, durasi kerja yang dipakai adalah 8 jam per hari dan 20 hari per bulan.

2. Biaya infrastruktur 

Yang termasuk biaya infrastruktur adalah biaya yang Anda keluarkan untuk berlangganan software atau aplikasi otomasi terkait pembayaran invoice. Misalnya software expense management, aplikasi pembayaran otomatis, dan software akuntansi. Hitung biaya berlangganan untuk masing-masing software otomasi tersebut tiap bulan dan akumulasikan.

3. Biaya alat-alat penunjang

pembayaran invoice

Dalam proses pengelolaan invoice manual, banyak alat-alat penunjang yang perlu disediakan oleh perusahaan. Di antaranya adalah printer dan tintanya, kertas, mesin fotokopi, stempel perusahaan untuk proses approval, juga perlengkapan kantor untuk menyimpan invoice, seperti lemari arsip dan folder atau map.

Rinci pengeluaran perusahaan untuk kebutuhan-kebutuhan di atas setiap bulan. Jangan lupa juga masukkan komponen biaya perawatan printer dan mesin fotokopi jika penggunaannya cukup signifikan dalam proses invoicing.

4. Biaya transaksi pembayaran

Tiap metode pembayaran, baik itu transfer bank, cek, wire transfer, atau pembayaran digital umumnya menetapkan biaya layanan untuk tiap transaksi. Untuk menghitung komponen biaya ini, Anda perlu memeriksa riwayat pembayaran yang selama ini dilakukan oleh perusahaan Anda.

Catat metode pembayaran apa saja yang umumnya digunakan, serta berapa jumlah transaksi dan biaya transaksi untuk masing-masing metode tersebut. Akumulasikan semuanya untuk mendapatkan total biaya transaksi setiap bulan.

5. Biaya risiko

Terutama untuk proses pengelolaan invoice manual, banyak risiko yang ditanggung oleh perusahaan yang berdampak kepada kerugian finansial. Contohnya adalah biaya penalti karena terlambatnya pembayaran, hilangnya diskon karena pembayaran lewat dari batas waktu promo, kelebihan pembayaran karena human error atau kecurangan, dan lain-lain.

Semua risiko ini akan menghantui proses pembayaran invoice yang dilakukan secara manual, lantaran dilakukan oleh tenaga manusia. Akibatnya, beban perusahaan pun menjadi lebih besar dari yang seharusnya dan menghambat perkembangan bisnis.

Pangkas biaya pembayaran invoice dengan otomatisasi

Dalam konteks pengelolaan invoice dan akun utang (AP), otomatisasi berarti mengubah sistem manajemen invoice dari yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi otomatis dengan memanfaatkan teknologi.

Beberapa lembaga riset, seperti Levvel mengungkapkan bahwa otomasi proses account payable dapat menghemat biaya pengelolaan invoice sekitar 60%-80% hingga menjadi US$5 atau sekitar Rp71.000 per invoice. Komponen biaya yang bisa dihemat secara signifikan dengan proses otomatisasi, di antaranya adalah biaya upah, biaya alat-alat penunjang, dan biaya risiko.

Selain menghemat biaya pembayaran tagihan, otomatisasi juga memberikan sejumlah manfaat bagi bisnis Anda. Di antaranya:

  1. Menghemat waktu untuk data entry
  2. Meningkatkan transparansi terhadap status tagihan
  3. Dapat mengakses data invoice secara real time
  4. Memudahkan verifikasi dan penelusuran data invoice
  5. Memudahkan pembayaran invoice tanpa harus ke bank atau input data manual
  6. Mencatat transaksi pembayaran secara real time
  7. Lebih akurat
  8. Lebih aman

Otomasi proses pembayaran invoice dapat Anda lakukan dengan memanfaatkan software AP otomatis atau expense management. Di Indonesia, sudah ada beberapa perusahaan yang menawarkan jasa ini, salah satunya adalah Spenmo

Software manajemen biaya ini tak hanya bisa membantu Anda mengelola invoice secara digital, tapi juga mengeksekusi pembayaran invoice langsung dari platform-nya. Teknologi Spenmo mampu terhubung dengan akun bank perusahaan Anda dan juga software akuntansi yang Anda miliki. Dengan begitu, proses AP menjadi lebih terintegrasi, mulai dari pengelolaan tagihan, pembayaran, hingga pencatatan transaksi.

Di zaman yang serba digital, pelaku bisnis dituntut untuk lebih inovatif dan mampu beradaptasi dengan cepat terhadap perkembangan teknologi. Otomasi proses pembayaran invoice merupakan salah satu contohnya. Semakin cepat mengadopsi sistem ini, maka semakin besar pula peluang bisnis Anda bisa berkembang dan memenangkan pasar.

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox