<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=763856411650746&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">
Manajemen Pengeluaran

Jangan Tertukar, Ini 4 Beda Invoice dan Kwitansi dalam Bisnis

Sebagai pemilik usaha, apa Anda sudah tahu beda invoice dan kwitansi? Mari ketahui perbedaan antara dua bukti transaksi ini.


Invoice dan kwitansi merupakan bukti transaksi yang paling sering digunakan dalam transaksi bisnis. Baik dalam proses pembelian maupun penjualan, dua dokumen ini sangat penting untuk dibuat serta disimpan demi kepentingan pencatatan keuangan. Untuk itu, wajib bagi akuntan maupun pemilik bisnis untuk mengetahui beda invoice dan kwitansi.
 

Bukti transaksi merupakan dokumen penting yang wajib disimpan dalam kegiatan usaha. Selain untuk menjamin pencatatan keuangan akurat, bukti-bukti ini juga akan diperlukan untuk pembayaran pajak. 

Bentuk dan jenis bukti pembayaran yang digunakan dalam transaksi bisnis bermacam-macam, mulai dari invoice tagihan atau faktur, struk atau bon, nota, cek, hingga kwitansi. Tak hanya itu, fungsinya pun berbeda-beda dan digunakan untuk transaksi bisnis yang berbeda pula.

Meski demikian, invoice dan kwitansi merupakan dua bukti pembayaran yang paling umum digunakan oleh perusahaan. Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dibahas soal definisi serta beda invoice dan kwitansi yang perlu diketahui dalam kegiatan usaha.

Apa Itu Invoice?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invois atau invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli (pemesan).

Sementara itu, Investopedia menjelaskan invoice sebagai dokumen komersial dengan keterangan waktu yang merinci dan memuat transaksi antara penjual dan pembeli. Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, invoice biasanya memuat termin perjanjian secara spesifik dan informasi soal metode pembayaran.

Invoice pembayaran atau faktur akan dikeluarkan oleh perusahaan saat barang atau jasa sudah diterima oleh konsumen atau klien. Artinya, dokumen ini berfungsi sebagai bukti tagihan atas barang atau jasa yang sudah dibeli tersebut.

(Baca: Apa Itu Invoice? Ini Definisi, Fungsi, Hingga Cara Mengelolanya)

beda invoice dan kwitansi

Apa Itu Kwitansi?

KBBI mendefinisikan kuitansi atau kwitansi sebagai bukti penerimaan uang. Ini senada dengan definisi dalam Kamus Cambridge yang menjelaskan kwitansi sebagai selembar kertas yang membuktikan bahwa uang atau barang sudah diterima.

Dengan begitu, bisa disimpulkan bahwa kwitansi baru dikeluarkan oleh perusahaan ketika pembayaran telah dilakukan. Dokumen ini biasanya terdiri dari dua rangkap. Lembar pertama akan disimpan oleh pihak pembayar atau pembeli, sementara lembar kedua akan disimpan kepada penerima uang atau penjual.

Kwitansi juga terdiri dari dua bagian, yakni kanan dan kiri. Bagian kiri (yang lebih kecil) atau subkwitansi akan disimpan oleh penerima uang, dan bagian kanan akan diberikan kepada pembayar.

Kwitansi memiliki kekuatan hukum karena bukti transaksi ini harus ditandatangani oleh pihak penerima dan dibubuhi materai. Jadi jika suatu saat ada masalah terkait pembayaran transaksi bisnis, Anda dapat mengajukan kwitansi sebagai salah satu barang bukti di pengadilan.

beda invoice dan kwitansi

Beda Invoice dan Kwitansi dalam Transaksi Bisnis

Dari definisi dan pengertian di atas, kita sudah bisa melihat beda invoice dan kwitansi secara sekilas. Untuk memahami lebih dalam, berikut ini akan dibahas satu-persatu perbedaan di antara dua bukti transaksi ini dalam bisnis.

1. Waktu penggunaan

Meski sama-sama berfungsi sebagai bukti transaksi bisnis, invoice dan kwitansi dikeluarkan di tahap yang berbeda dalam proses jual-beli. Invoice akan dibuat dan dikirimkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli untuk menagih pembayaran ketika barang atau jasa sudah diterima.

Sementara itu, kwitansi akan dikeluarkan ketika pembayaran sudah dilakukan oleh pembeli. Fungsinya sebagai bukti bahwa pembayaran atas barang atau jasa sudah lunas dan penjual sudah menerima uang pembayaran tersebut dari pembeli. 

Contoh kasusnya begini: 

PT Maju Jaya membeli seperangkat meja dan kursi kantor dari PT Furniture Abadi senilai Rp 15 juta. Pembayaran akan dilakukan ketika barang-barang tersebut diterima oleh PT Maju Jaya. 

Setelah barang diterima, PT Furniture Abadi mengirimkan invoice yang berisi tagihan atas pembelian tersebut. Saat pembayaran dilakukan, PT Furniture Abadi akan mengeluarkan kwitansi yang menyatakan bahwa pembelian sudah lunas, dan menandatangani kwitansi tersebut di atas materai. Rangkap pertama kwitansi akan diberikan kepada PT Maju Jaya, sementara rangkap kedua akan disimpan oleh PT Furniture Abadi.

2. Fungsi dalam transaksi

Dari penjelasan sebelumnya sudah diketahui bahwa invoice dan kwitansi dikeluarkan di waktu yang berbeda. Dengan begitu, fungsinya pun dalam transaksi bisnis berbeda pula. 

Invoice berfungsi sebagai permintaan pembayaran atau penagihan atas barang/jasa yang belum dibayar. Sementara kwitansi berfungsi sebagai bukti pembayaran bahwa transaksi sudah dibayar, baik dalam metode cicilan atau kredit maupun tunai.

3. Informasi dan detail di dalamnya

Karena memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda, maka informasi serta detail yang ada dalam invoice dan kwitansi pun juga berbeda. Dalam invoice, berikut ini sejumlah informasi yang wajib ada:

  • Nomor invoice
  • Nomor order (jika ada)
  • Nama dan detail alamat pemesan/ pembeli
  • Nama dan detail alamat penjual 
  • Tanggal pembuatan/ pengiriman invoice
  • Detail barang atau jasa yang dikirim (jenis, deskripsi, jumlah, harga per unit)
  • Komponen biaya lain (ongkos kirim, pajak, diskon, dll)
  • Total biaya yang ditagihkan
  • Detail dan ketentuan pembayaran (metode, waktu jatuh tempo, dll)

Adapun dalam kwitansi, detail yang harus dicantumkan di antaranya:

  • Nomor kwitansi
  • Nama lengkap pihak pembayar
  • Jumlah uang yang dibayar (dalam angka dan huruf)
  • Tujuan pembayaran
  • Tanggal, bulan, tahun pembayaran
  • Nama dan tanda tangan penerima
  • Materai
  • Stempel/cap perusahaan

4. Manfaat

Beda invoice dan kwitansi selanjutnya bisa dilihat dari manfaatnya untuk bisnis. Kedua dokumen ini sama-sama merupakan dokumen pendukung keuangan yang penting dan dibutuhkan dalam proses akuntansi. 

Bagi penjual atau vendor/supplier, invoice bermanfaat untuk merekam kinerja penjualan perusahaan. Sementara bagi pembeli, invoice berguna sebagai dokumen untuk memverifikasi tagihan pembelian dengan barang atau jasa yang diterima. Jika tidak sesuai, perusahaan masih bisa mengajukan koreksi atau revisi invoice kepada pihak pemasok sebelum pembayaran dilakukan. Dengan begitu, tidak ada kerugian akibat kelebihan atau kekurangan pembayaran.

Adapun kwitansi bermanfaat dalam proses pemantauan arus kas masuk dan keluar perusahaan. Dokumen ini penting disimpan sebagai dokumen pendukung dalam proses tutup buku untuk memastikan bahwa penyusunan laporan keuangan sudah tepat dan akurat.

Beda Invoice dan Kwitansi

Perbedaan

Invoice

Kwitansi

Waktu penggunaan

Setelah barang/jasa diterima, sebelum pembayaran dilakukan

Setelah pembayaran dilakukan atau diterima oleh pihak penjual

Fungsi

Sebagai permintaan pembayaran atau tagihan atas barang/jasa yang diberikan

Sebagai bukti bahwa pembayaran sudah dilakukan dan diterima oleh penjual

Komponen

  • Nomor invoice
  • Nomor order
  • Nama dan detail alamat pemesan/ pembeli
  • Nama dan detail alamat penjual 
  • Tanggal pembuatan/ pengiriman invoice
  • Detail barang atau jasa yang dikirim 
  • Komponen biaya lain (ongkos kirim, pajak, diskon, dll)
  • Total biaya yang ditagihkan
  • Detail dan ketentuan pembayaran
  • Nomor kwitansi
  • Nama lengkap pihak pembayar
  • Jumlah uang yang dibayar (dalam angka dan huruf)
  • Tujuan pembayaran
  • Tanggal, bulan, tahun pembayaran
  • Nama dan tanda tangan penerima
  • Materai
  • Stempel/cap perusahaan

Manfaat

  • Bagi vendor/pemasok: merekam kinerja penjualan

  • Bagi pembeli: untuk memverifikasi tagihan dengan barang atau jasa yang diterima sebelum melakukan pembayaran

Untuk memantau dan memonitor arus kas masuk dan keluar perusahaan, serta dokumen referensi dalam penyusunan laporan keuangan

Kesimpulan

Jika sudah memahami beda invoice dan kwitansi, maka kini kita pun sudah tahu bagaimana harus mengelola dan memanfaatkan dua bukti transaksi bisnis ini. Tentunya pengelolaan secara digital lebih dianjurkan ketimbang cara manual karena akan lebih praktis dan efisien bagi kelangsungan usaha Anda.

Anda dapat menyimpan invoice dan kwitansi secara digital di penyimpanan cloud gratis seperti Google Drive atau memanfaatkan aplikasi atau software seperti e-invoicing dan expense management. Dengan begitu bukti transaksi akan tersimpan lebih aman dan terorganisir, sehingga mempermudah proses akuntansi perusahaan.

(Baca: Tips Menyimpan Bukti Transaksi Keuangan yang Baik dan Benar)

Similar posts

Stay up to date with Spenmo

Sign up to get the latest news, updates, and special offers delivered directly to your mailbox